Sa tingin ko ang artikulong ito ay pahahalagahan ng mga tagapamahala ng proyekto, mga tagapamahala ng account, at mga tagapamahala ng produkto, gayundin ng mga naghahanap ng mga paraan upang mapabuti ang kanilang kahusayan sa trabaho at gamitin ang Outlook para sa pagpaplano. Kung hindi mo pa nagagawa, pagkatapos basahin ang artikulong ito, malamang na gusto mo - o sa wakas ay magkasakit - gawin ito. Kaya, 5 simpleng paraan upang mapabuti ang pagganap kumpara sa. TaskCracker extension para sa Outlook.
Gusto ng lahat na pamahalaan ang oras
Naturally, sa kabila ng katotohanan na ang site ay nagsasaad na ang Inbox Zero ay ginamit sa pagbuo ng extension na ito, ang pamamaraang ito ay hindi direktang nauugnay sa extension. Marahil iyon ang nasa isip ng mga developer inilapat diskarteng ito kapag nagtatrabaho sa software. Well, iyon ang paraan na dapat itong isulat. Tingnan natin kung anong iba pang mga diskarte ang sinasabing magagamit sa extension na ito.
Ang visual na prinsipyo ay ang batayan din ng TaskCracker - at ito ay marahil ang pangunahing bagay na nagbibigay-daan sa iyo upang harapin ang mga out-of-the-box na gawain nang mahusay hangga't maaari: ang listahan ay hindi nagbibigay ng isang pangkalahatang larawan at hindi nagpapahintulot sa iyo na madiskarteng planuhin ang pagkakasunod-sunod ng mga gawain. Ang visual na representasyon ng mga gawain ay nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis na makita ang iyong workload at gamitin ang mouse upang ikalat ang mga gawain ayon sa mga priyoridad at kinakailangang mga agwat ng oras.
Gayunpaman, ang Eisenhower matrix mismo ay wala sa pagpapalawak tulad nito - mayroong isang bersyon na binago sa pagpapasya ng mga developer, kung saan ang mga kaso ay talagang hinati ayon sa prinsipyo ng pagkaapurahan (patayo: mula sa pinakamahalaga hanggang sa pinakamaliit), at pagkatapos ay nahahati sila sa kasalukuyan, bukas at naka-iskedyul para sa susunod na linggo. Bilang karagdagan, sa TaskCracker matrix "a mayroong isang lugar para sa mga overdue na gawain at mga gawain kung saan ang oras ay hindi pa itinalaga. Kung hindi dahil sa huli, sasabihin ko na ang pagpaplano sa software ay hindi maginhawa. Siyempre, ang huli na ito ay nagpapahintulot sa iyo na panatilihing "nakikita" kahit na Gayunpaman, madaling makita na ang mga cell para sa kasalukuyang mga gawain ay kapareho ng laki ng cell para sa mga gawain para sa buong (!) sa susunod na linggo at eksaktong kapareho ng para sa mga gawain na walang na may malaking bilang ng mga gawain, lahat ng mga ito ay hindi magkasya sa visual na pagmuni-muni. Upang maging patas, siyempre, ang bawat cell ay maluwang, at ang graphic na disenyo ay nalinis nang husto. Gayunpaman, imposible hindi upang bigyan ng babala hindi lamang ang mga gumagamit, kundi pati na rin ang mga developer mismo tungkol sa naturang problema .
Narito ang parehong problema: ang matrix ay ipinahayag sa site, ngunit ang matrix na inilarawan sa itaas ay ginagamit sa produkto. Ang problema sa laki ng cell ay nananatili sa agenda.
Kapag ang mga gawain ay madiskarteng naipamahagi gamit ang isa sa mga matrice, oras na upang simulan ang pagpapatupad ng mga gawain sa pagkakasunud-sunod, gaya ng iminungkahi ng pamamaraan ng GTD.
Ang simpleng application na ito ay nag-i-install sa loob ng 5-10 segundo at kaagad na handang gamitin sa sandaling i-restart mo ang Outlook. Pagkatapos nito, lilitaw ang isang espesyal na pindutan sa Outlook - TaskCracker - sa pamamagitan ng pag-click kung saan, makikita mo ang lahat ng iyong mga gawain sa anyo ng isang visual matrix kung saan makikita mo kaagad ang pagkarga para sa isang partikular na araw, ang mga gaps sa pagpaplano ay madaling mapapansin - at sila, sa prinsipyo, ay madaling alisin kung i-drag mo ang gawain gamit ang mouse.
Ayon sa mga developer, ang software ay ginawa sa paraang nagbibigay-daan sa iyo na pagsamahin ang ilan sa pinakasikat na mga diskarte sa pagpapahusay ng produktibo nang sabay-sabay - ito ang lahat ng mga diskarteng nabanggit sa itaas - Inbox Zero, ang Eisenhower Matrix, ang Stephen Covey technique, pati na rin ang pamamaraan na tatalakayin sa ibaba - GTD. Kung ang una ay may hindi direktang kaugnayan lamang sa pagtatrabaho sa extension, kung gayon ang mga matrice, bagama't makikita ang mga ito sa software, ay sumailalim sa isang makabuluhang pagbabago. Sa prinsipyo, hindi ito masama, dahil ang kaginhawaan ng pagtatrabaho sa extension ay mas malamang na maipakita sa mas mahusay, ngunit sa kabilang banda, pagkatapos basahin ang impormasyon sa site, inaasahan ko pa rin na ang paghahati sa Urgent\Important ay makikita sa extension kahit papaano mas malinaw. Gayunpaman, ito ay isang gradasyon sa dalawang batayan, habang ang software ay nagpapanatili ng out-of-the-box na prinsipyo - High\Medium\Low na kahalagahan. Para sa parehong GTD, hindi ito maginhawa: kapag handa na akong magtrabaho, para sa akin ang lahat ng mga gawain ay nahahati hindi sa tatlo, ngunit sa dalawang grupo: Gagawin ko ito ngayon, at ito - mamaya.
Tumagal ako ng humigit-kumulang 10 minuto upang ipamahagi ang aking mga gawain gamit ang TaskCracker. Ang una at pinakamahalagang bagay ay maginhawa - kapag i-drag ang mouse - ang kaukulang petsa at priyoridad ng gawain ay itinalaga sa kanilang sarili, hindi nila kailangang maipasok nang manu-mano. Gusto ko man o hindi, sinuhulan ako ng visual presentation ng kaginhawahan at malinis na disenyo. Ngunit nananatili pa rin ang mga pagkukulang na inilarawan sa itaas - at may puwang pa rin ang mga developer na lumago. Magdagdag ng mga tag
Maraming tao ang nagpapanatili ng mga listahan ng dapat gawin sa papel o elektroniko. Sa Outlook, maaari mong pagsamahin ang ilang listahan sa isa, pati na rin makatanggap ng mga paalala at subaybayan ang pag-usad ng mga gawain.
Pumili lumikha ng mga elemento _gt_ mga gawain o pindutin ang CTRL+SHIFT+K.
Sa field Paksa maglagay ng pangalan ng gawain. Maaari mong panatilihing mas maikli ang pangalan at pagkatapos ay magdagdag ng mga detalye sa katawan ng gawain.
Kung ang gawain ay may partikular na oras ng pagsisimula at pagtatapos, tukuyin ang mga ito sa mga field ang petsa ng simula At Termino.
Itakda ang kahalagahan ng gawain sa larangan Kahalagahan.
Kung kailangan mo ng pop-up na paalala, lagyan ng check ang kahon Paalala at itakda ang petsa at oras.
Gumawa ng gawain mula sa isang item sa Outlook
Maaari kang lumikha ng isang gawain mula sa anumang item sa Outlook, tulad ng isang mensaheng email, contact, item sa kalendaryo, o tala.
Gawin ang isa sa mga sumusunod:
Pag-drag ng isang email na mensahe sa listahan ng gagawin
I-drag ang item sa icon ng Mga Gawain sa Navigation Pane.
Payo: Upang magdagdag ng isang item bilang isang attachment sa isang bagong gawain sa halip na i-paste ang teksto sa teksto ng gawain, i-right-click ang item at i-drag ito sa listahan ng gawain, at pagkatapos ay piliin ang command Kopyahin bilang gawain na may kalakip.
Gumawa ng gawain sa listahan ng gagawin
Upang gumawa ng gawain sa iyong listahan ng gagawin, gawin ang isa sa mga sumusunod:
Sa listahan ng gagawin, pumili ng field magpasok ng bagong pangalan ng gawain, at pagkatapos ay magpasok ng paglalarawan para sa gawain. Pindutin ang Enter key upang makumpleto ang aksyon. Ang gawain ay lilitaw sa listahan ng gagawin kasama ang kasalukuyang petsa.
Sa listahan ng gagawin, i-double click ang field magpasok ng bagong gawain para magbukas ng bagong task window. Sa window na ito, maaari kang magpasok ng karagdagang impormasyon tungkol sa gawain.
Payo: Upang paganahin at ipakita ang mga gawain sa listahan ng gagawin, sa tab na View sa pangkat Layout pindutin ang pindutan listahan kaso at pumili ng isang item mga gawain. Para sa higit pang impormasyon tungkol sa listahan ng gagawin, tingnan
Pag-optimize ng Aksyon
Habang gumagawa ng bagong listahan ng mga mensahe, nagsimula kami sa kung paano eksaktong nagbabasa ng mga email ang mga tao. Ngunit hindi lamang ang proseso ng panonood at pagbabasa ay mahalaga para sa amin. Interesado din kami sa kung paano pinoproseso ang mga liham. Sinuri namin sa abot ng aming makakaya kung ano ang kadalasang ginagawa ng mga tao sa mga liham pagkatapos nilang basahin.
Siyempre, kadalasang nagde-delete ang mga tao ng mga email na nabasa o natingnan nila, at mas partikular, tinatanggal ang mga ito ng tatlong-kapat ng mga aksyon na may mga email pagkatapos basahin. Kadalasang tinatanggal gamit ang keyboard, bagama't sikat din ang paggamit ng mouse. Sa bagong Outlook, naglagay kami ng "delete" na buton sa mismong listahan ng mensahe. Kapag tiningnan mo ang feed ng mensahe, maaari mong tanggalin ang mga mensahe habang nagpapatuloy ka nang hindi muna pinipili ang mga ito, ngunit sa isang click lang.
Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na ang listahan ng mga mensahe sa Outlook ay nilagyan ng mga pindutan para sa pag-highlight ng mga mensahe, pati na rin para sa pagkakategorya sa kanila. Kahit na ito ay naka-out na ilang mga tao ang gumagamit ng huling function. Samakatuwid, inalis namin ang button na ito bilang hindi kailangan at inilipat ang function ng categorization sa menu, maaari mo ring gamitin ang Quick Step para sa pagkilos na ito. Para sa mga gumagamit ng tampok na ito, huwag mag-alala, ang lahat ng mga kategorya ay nasa listahan pa rin.
Ipinakita ng aming pagsusuri na mas gusto ng maraming user na markahan bilang mga hindi pa nababasang mensahe na partikular na mahalaga sa kanila upang makabalik sa kanila sa ibang pagkakataon. kaya lang MS Outlook 2013 may kakayahang baguhin ang katayuan ng mga titik sa inbox.
Interface para sa mga touch display
Dapat tandaan na sa bersyon para sa mga device na may touch screen, halimbawa, para sa mga tablet, hindi mo makikita ang mga pindutan para sa mabilis na pagtanggal, para sa pagmamarka o pagbabago ng katayuan ng isang mensahe sa listahan ng mensahe mismo. Ang katotohanan ay ang paraan ng pagtatrabaho ng mga tao sa mga ordinaryong computer na may mouse at may mga touch screen gamit ang kanilang mga daliri ay may malaking pagkakaiba. Samakatuwid, ito ay dapat na maipakita sa interface ng aming programa.
Mabilis na pag-andar ng pagtugon
Ang isa sa mga bagong feature sa Outlook 2013 na nakahanap ng positibong tugon sa mga user ay ang Quick Response, iyon ay, isang mabilis na tugon sa mga email. Ang punto ay maaari kang tumugon sa mga papasok na mensahe nang hindi umaalis sa folder, ngunit direkta habang nagtatrabaho ka sa mga titik. Lubos nitong pinapasimple ang iyong trabaho sa mail, dahil ngayon ay hindi mo na kailangang magbukas ng bagong window para tumugon sa liham, gayundin upang i-edit ang mismong teksto ng liham o maglakip ng isang dokumento.
mga draft
Batay sa feedback at suhestiyon ng user, nagdagdag kami ng karagdagang "draft" na button sa Quick Response para palagi mong masubaybayan kung aling mga email ang sinimulan mong tugunan ngunit hindi mo pa natatapos ang mismong email. Kapag nagsimula kang tumugon sa isang email, may lalabas na indicator , ibig sabihin, "draft", nawawala ito kapag nagpadala ka ng tugon o nagtanggal ng email. Ipinapakita ng indicator na ito na kailangan mo pa ring tapusin ang sulat. Sapat na maginhawa: hindi mo makakalimutang tumugon sa mga liham na gusto mo, at hindi mo na kailangang suriin muli ang iyong draft na folder o lahat ng bukas na bintana upang makahanap ng mga hindi natapos na titik. Kapag nag-click ka sa isang pag-uusap na naglalaman ng indicator na ito, awtomatikong ibabalik ka ng program sa email na iniwan mong hindi natapos.
Kalendaryo
Marami sa atin ang gumagamit ng kalendaryo para mag-iskedyul ng mga appointment at pagpupulong. Ang mga paalala ay nakakuha din ng katanyagan, sa tulong kung saan hindi mo makakalimutan kahit ang maliliit na bagay.
Matapos pag-aralan kung paano gumagana ang mga user sa mga kalendaryo, napagpasyahan namin na kadalasan ay kinakailangan hindi lamang upang maunawaan kung anong mga pagpupulong at kaganapan ang naka-iskedyul para sa araw na ito, ngunit upang makita din ang iyong mga gawain sa hinaharap para sa linggo at kahit para sa buwan. Ang Month View ay perpekto para dito, kung saan maaari kang magplano ng mga gawain para sa hinaharap at itakda ang iyong sarili ng mga kinakailangang paalala. Mag-click lamang sa isang araw sa kalendaryo at lumikha ng isang entry.
Magsaya sa bago MS Outlook 2013 !
Bahagi ng pang-araw-araw na gawain ng sekretarya ang pag-iskedyul ng mga pagpupulong ng boss, pagkansela sa mga ito, at pag-aayos ng personal na oras ng boss. Ang mga tip para sa pag-optimize ng gawaing ito sa MS Outlook ay matatagpuan sa artikulong ito.
Kasama sa iyong araw ng trabaho ang mahihirap na pagpupulong na naka-iskedyul sa isang partikular na oras - mga pagpupulong, negosasyon at nababaluktot na mga gawain na hindi nakatali sa oras. Halimbawa: pumirma ng aplikasyon sa bakasyon, magpadala ng sulat o ulat. Mas madalas kaysa sa hindi, maaaring mayroon kang mga flexible na gawain sa iyong iskedyul. Maaari mong ikategorya ang mga ito ayon sa kategorya at kahalagahan sa module ng Mga Gawain sa Outlook. Ang isang custom na view sa Calendar module ay tumutulong sa iyong subaybayan ang progreso ng iba't ibang aktibidad.
Upang epektibong magplano ng mga gawain, kailangan mong:
Tukuyin ang mga pangkat ng gawaing semantiko.
Ang iyong mga gawain ay hindi ipapakita sa isang tuloy-tuloy na listahan, ngunit sa mga pangkat ayon sa isang tiyak na katangian:
Lumikha ng mga gawain at magtalaga sa kanila ng mga kategorya batay sa mga pangkat ng kahulugan. Buksan ang module na "Mga Gawain" sa ilalim ng menu. Sa tab na Home, i-click ang button na Lumikha ng Gawain. Magbubukas ang window ng Add Item. Maglagay ng pangalan sa field ng Paksa. Magtakda ng takdang petsa sa patlang na Takdang Petsa kung ang gawain ay may eksaktong takdang petsa. Opsyonal, maglagay ng petsa sa field ng Paalala upang ipaalala sa iyo ng Outlook ang takdang petsa nang maaga.
Gumawa na ngayon ng mga kategorya batay sa mga pangkat ng kahulugan. Sa anumang oras, maaari mong buksan ang nais na kategorya at makita ang lahat ng mga gawain na kabilang dito. I-click ang button na Piliin ang Kategorya sa tuktok ng window ng gawain, pagkatapos ay i-click ang Lahat ng Mga Kategorya. Bilang default, ang kategorya ng pagpaplano sa pananaw at ang pamamahala ng oras sa pananaw ay pinangalanan ng mga kulay - dilaw, berde, pula. Kung wala kang sapat na mga kategorya, magdagdag ng mga bago - para dito, i-click ang pindutang "Lumikha".
Sa mga aktibidad ng katulong may mga gawain na walang malinaw na deadline. Hindi maiuugnay ang mga ito sa isang partikular na semantic group. Magtalaga ng mga naturang gawain ng mga espesyal na kategorya na "1-Araw" at "1-Linggo" upang hindi mo makalimutang kumpletuhin ang mga ito sa araw at linggo, ayon sa pagkakabanggit. Siguraduhing gumamit ng mga numero sa simula ng pamagat upang ang mga gawaing ito ay mas mataas kaysa sa iba. Kung hindi pagpaplano sa outlook at sa ms calendar, ang outlook ay gumagamit ng alphabetical order at mas magiging mahirap para sa iyo na mahanap ang mga item na ito. Ang mga pangalan ng natitirang semantic group na natukoy mo sa hakbang 1, isulat mula sa numero 2 - "2-Head", "2-Projects", "2-Branches", atbp.
Huwag kalimutang suriin ang kategoryang 1-Linggo bawat araw at piliin ang mga gawain na kailangan mong tapusin ngayon. Kung may mga ganoong order, ilipat ang mga ito sa kategoryang "1-Day".
Mag-set up ng custom na view para ipangkat ang mga gawain sa mga kategorya. Upang matiyak na ang mga gawain ay hindi magkakahalo sa listahan, ngunit bawat isa sa sarili nitong kategorya, mag-set up ng custom na view. Ang custom na view ay ang kakayahang ipakita ang listahan ng dapat gawin nang eksakto sa paraang nakikita ng user na akma.
Sa tab na Home, mula sa tuktok na menu ng Kasalukuyang View, piliin ang Listahan ng Gagawin. Pagkatapos ay pumunta sa tab na View at mag-click sa button na I-customize ang View. Sa lalabas na window na "Advanced View Options", i-click ang button na "Group". Alisan ng tsek ang "Awtomatikong pangkatin sa pamamagitan ng scheme ng pag-order". Sa kahon ng "Group item ayon sa field," piliin ang "Mga Kategorya". Sa kanang sulok sa ibaba, sa linyang "Palawakin / I-collapse ang Mga Pangkat," piliin ang "Bilang huling tiningnan" (Fig. 1). I-click ang "OK" nang dalawang beses. Ipapangkat ang iyong mga gawain sa mga kategorya at mga takdang petsa (Fig. 2).
kanin. 1. Window ng mga setting ng pagpapangkat ng gawain
Maaari mong baguhin ang kahalagahan ng isang partikular na gawain nang direkta mula sa kanilang listahan. Piliin ang gustong item sa listahan, buksan ang tab na "Home" at sa pangkat na "Mga Tag", mag-click sa icon ng tandang padamdam.
I-highlight ang mga pangunahing gawain sa listahan. Ang isa sa mga prinsipyo ng pamamahala ng oras ay ang wastong pag-prioritize at i-highlight ang mga pangunahing gawain upang harapin muna ang mga ito. I-set up natin ang listahan ng gagawin upang ang mga madalian at mahahalagang gawain ay naka-highlight sa pula at palaging nasa tuktok ng listahan.
Buksan ang module ng Mga Gawain. Sa tab na View, sa pangkat ng Kasalukuyang View, i-click ang button na I-customize ang View. Bubukas ang window ng Advanced View Options. I-click ang button na Conditional Formatting. Ngayon ay i-set up natin ang mga katangian ng panuntunan, ayon sa kung saan Outlook ay i-highlight ang mga madalian at mahahalagang kaso sa pula. I-click ang Add button. Sa field na "Pangalan," maglagay ng pangalan para sa panuntunan, halimbawa "Mahalaga - sa pula". I-click ang Font button at pumili ng pulang bold na font (Figure 3).
kanin. 3. Window para sa pagtatakda ng conditional formatting ng listahan ng gawain
Itakda ang kundisyon para sa panuntunang ito sa mataas na kahalagahan ng trabaho. Upang gawin ito, sa window ng "Conditional Formatting", i-click ang button na "Condition" - magbubukas ang window ng "Selection". I-click ang tab na "Ibang Mga Tuntunin." Lagyan ng check ang checkbox na "Kahalagahan ng mga elemento" at piliin ang "Mataas" sa listahan. I-click ang OK, pagkatapos ay sa Conditional Formatting window. Huwag isara ang window ng Advanced View Options.
I-set up ang iyong listahan ng gagawin para mauna ang mga bagay na may mataas na kahalagahan. Sa window ng "Advanced View Options", i-click ang button na "Pagbukud-bukurin" - magbubukas ang window na "Pag-uri-uriin" (Larawan 4). Sa row na "Pagbukud-bukurin ang mga item ayon sa field," piliin ang "Kahalagahan" at lagyan ng check ang kahon na "Pababa." Sa row na "Then by field," piliin ang "Subject" at piliin ang checkbox na "Ascending." I-click ang OK. Ipo-prompt ka ng tanong na "Ang patlang na "Kahalagahan" kung saan nais mong pag-uri-uriin ay hindi ipinapakita sa view. Ipakita ito? - i-click ang "Oo".
kanin. 4. Window ng mga setting ng pag-uuri ng gawain
Suriin kung naitakda mo nang tama ang mga parameter. Itakda ang isa sa mga gawain sa mataas na kahalagahan - buksan ito sa pamamagitan ng pag-double click at sa pangkat na "Mga Tag", mag-click sa icon ng tandang padamdam. Kung ang item ay umiilaw sa pula, kung gayon ang mga setting ay tama.
Upang hindi maisulat sa talaarawan ang lahat ng kailangang gawin sa iba't ibang yugto ng paghahanda para sa kaganapan at hindi gumawa ng mahabang listahan ng gagawin, ilagay ang mga ito sa Outlook. Dito maaari kang mag-set up ng mga custom na field sa module ng Calendar. Mag-set up tayo ng custom na view - isang interface kung saan maginhawang tingnan ang mga multi-stage na gawain para sa paghahanda ng mga event.
I-highlight ang mga yugto ng paghahanda para sa kaganapan. Kasama sa paghahanda ng mga negosasyon ang mga sumusunod na yugto: pag-book ng meeting room, pagpapadala ng mga imbitasyon sa mga negosyador, pag-order ng mga pass para sa mga kalahok, pag-print ng mga handout, pagsuri sa teknikal na kagamitan ng lugar.
Mag-set up ng table view ng kalendaryo. Para sa pag-iiskedyul ng pulong sa Outlook, ginagamit namin ang view ng Araw/Linggo/Buwan, na mukhang isang spread ng isang talaarawan. Gayunpaman, upang maghanda ng mga negosasyon, mas maginhawang gamitin ang format ng talahanayan, kung saan ang lahat ng mga yugto ay minarkahan sa mga haligi.
Pumunta sa module ng Kalendaryo at piliin ang tab na View mula sa toolbar. I-click ang button na Baguhin ang View, pagkatapos ay Pamahalaan ang Mga View. Sa lalabas na window na Manage All Views, i-click ang Bago. Bubukas ang window ng Bagong View. Sa field na "View name", ilagay ang pangalan ng view - halimbawa, "Paghahanda para sa mga negosasyon". Piliin ang uri ng "Table" at i-click ang "OK". May lalabas na talahanayan kung saan mo idaragdag ang iyong mga column.
Maaaring hindi ganap na makita ang mga pangalan ng field dahil sa limitadong lapad ng screen. Samakatuwid, simulan ang mga pangalan ng column gamit ang pinakamahalagang salita: halimbawa, "Room - book", "Pass - order", atbp.
Piliin ang lahat ng mga kaganapan na may salitang "Negotiations". Sa window na bubukas, i-click ang "Filter" na buton. Ilagay ang salitang "Negotiations" sa field na "Search text". Limitahan ang iyong paghahanap sa field na "Paksa". I-click ang OK hanggang sa sarado ang lahat ng mga bintana.
Ngayon, para piliin ang lahat ng pulong na nauugnay sa negosasyon at nangangailangan ng espesyal na paghahanda, mula sa menu ng Kasalukuyang View sa toolbar, piliin ang bagong view ng Paghahanda sa Negosasyon.
I-set up ang mga custom na field at idagdag ang mga ito sa talahanayan. Sa hakbang 2, gumawa ka ng custom na view ng talahanayan - kasalukuyan itong walang laman. Ngayon ay kailangan mong idagdag dito ang mga yugto ng paghahanda ng mga negosasyon. Ang bawat yugto ay matatagpuan sa isang hiwalay na custom na field - isang haligi ng talahanayan na ikaw mismo ang magdadagdag. Sa mga larangang ito ay mapapansin mo kung paano ang paghahanda para sa mga negosasyon. Ang mga negosasyon at iba pang mga kaganapan ay matatagpuan sa mga hilera ng talahanayan. Outlook nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng mga patlang ng ilang mga uri: "Oo / Hindi", "Text", "Numer", atbp. Ang tatlong mga patlang na ito ay kailangan upang makontrol ang paghahanda ng mga negosasyon.
Para sa higit pang impormasyon sa paggawa ng gawain sa kalendaryo ng pananaw at paggawa ng listahan ng gawain at listahan ng gawain sa outlook “Down with diaries! Anong mga programa ang makakatulong sa sekretarya na planuhin ang araw ng trabaho ng manager »
Upang i-customize at magdagdag ng mga column, mag-right click sa anumang heading ng column at mag-click sa Select Fields. I-click ang button na "Lumikha" - magbubukas ang window ng "Bagong Column". Malinaw, para markahan ang katotohanan ng pag-book ng meeting room, ang uri ng field na "Oo / Hindi" ay sapat. Kaya maglagay ng pangalan ng column: "Room - Book". Piliin ang uri ng field na "Oo/Hindi" mula sa drop-down na listahan. Iwanan ang format ng field bilang Icon. I-click ang OK.
Ibabalik ka sa window ng Select Fields. Ang field na iyong ginawa ay lalabas sa listahan ng Folder User Fields. I-drag ito gamit ang mouse papunta sa talahanayan sa panel ng mga pangalan ng column, sa kanan ng field na "End". Ngayon, upang ipahiwatig na ang isang silid ay nakalaan para sa mga negosasyon, mag-click sa kaukulang column sa linya ng isang partikular na kaganapan. Ang hakbang na ito ay mamarkahan ng checkmark.
Katulad nito, lumikha at i-drag ang lahat ng kinakailangang mga patlang sa talahanayan. Halimbawa, upang maghanda ng mga negosasyon, kakailanganin mo ang mga sumusunod na column: “Start”, “End”, “Room - book”, “Bilang ng mga kalahok”, “Invitations - send”, “Handouts and additional. materyales” (Larawan 5).
Para sa Kwarto - Aklat at Mga Imbitasyon - Magpadala ng mga column, piliin ang uri ng field na Oo/Hindi.
Para sa column ng Number of Participants, piliin ang Count field type dahil isa itong count.
Para sa column na “Mga handout at extra. materyales" piliin ang uri ng field na "Text" - ito ay maginhawa upang ipasok ang mga materyales na kailangang ihanda o i-print.
