Myslím si, že tento článok ocenia projektoví manažéri, account manažéri a produktoví manažéri, ako aj tí, ktorí hľadajú spôsoby, ako zlepšiť efektivitu práce a využívať Outlook na plánovanie. Ak ste to ešte neurobili, po prečítaní tohto článku to pravdepodobne budete chcieť – alebo z toho konečne ochoriete. Takže 5 jednoduchých spôsobov, ako zlepšiť výkon vs. Rozšírenie TaskCracker pre Outlook.
Každý chce riadiť čas
Prirodzene, napriek tomu, že stránka uvádza, že pri vývoji tohto rozšírenia bol použitý Inbox Zero, táto metóda s rozšírením priamo nesúvisí. Možno to mali vývojári na mysli aplikované túto techniku pri práci na softvéri. No tak by sa to malo písať. Pozrime sa, aké ďalšie techniky sú údajne použiteľné s týmto rozšírením.
Základom TaskCrackeru je aj vizuálny princíp – a to je možno to hlavné, čo vám umožňuje čo najefektívnejšie sa vysporiadať s hotovými úlohami: zoznam nedáva celkový obraz a neumožňuje strategicky plánovať postupnosť úloh. Vizuálne znázornenie úloh vám umožňuje rýchlo vidieť vašu pracovnú záťaž a pomocou myši rozložiť úlohy podľa priorít a požadovaných časových intervalov.
Samotná Eisenhowerova matica však v expanzii ako taká nie je - existuje verzia prepracovaná podľa uváženia vývojárov, kde sú prípady skutočne rozdelené podľa princípu naliehavosti (vertikálne: od najdôležitejšieho po najmenej) a potom sú rozdelené na aktuálne, zajtrajšie a naplánované na budúci týždeň. Okrem toho v matici TaskCracker "a je miesto pre oneskorené úlohy a úlohy, pre ktoré ešte nie je pridelený čas. Nebyť toho druhého, povedal by som, že plánovanie v softvéri je nepohodlné. Samozrejme, toto druhé vám umožňuje udržať sa „v dohľade“ dokonca Je ľahké vidieť, že bunky pre aktuálne úlohy majú rovnakú veľkosť ako bunka pre úlohy na celý (!) budúci týždeň a presne rovnaké ako pre úlohy bez dátum. že pri veľkom počte úloh sa všetky jednoducho nezmestia do vizuálnej reflexie. Aby som bol spravodlivý, každá bunka je samozrejme priestranná a grafický dizajn je dosť výrazne uprataný. Nie je však možné neupozorňovať na takýto problém nielen používateľov, ale ani samotných vývojárov.
Tu je rovnaký problém: matica je deklarovaná na stránke, ale v produkte sa používa matica opísaná vyššie. Problém s veľkosťou buniek zostáva na dennom poriadku.
Keď sú úlohy strategicky rozdelené pomocou jednej z matíc, je čas začať vykonávať úlohy v poradí, ako to navrhuje technika GTD.
Táto jednoduchá aplikácia sa nainštaluje za 5 až 10 sekúnd a je ihneď pripravená na použitie, akonáhle reštartujete Outlook. Potom sa v programe Outlook objaví špeciálne tlačidlo - TaskCracker - kliknutím naň uvidíte všetky svoje úlohy vo forme vizuálnej matice, kde môžete okamžite vidieť zaťaženie na konkrétny deň, medzery v plánovaní sú ľahko viditeľné - a v zásade sa dajú rovnako ľahko odstrániť, ak pretiahnete úlohu myšou.
Softvér je podľa vývojárov vyrobený tak, že umožňuje kombinovať niekoľko najpopulárnejších techník zvyšovania produktivity naraz – to sú všetky vyššie spomínané techniky – Inbox Zero, Eisenhower Matrix, technika Stephena Coveyho, ako aj technika, o ktorej bude reč nižšie - GTD. Ak to prvé má len nepriamy vzťah k práci s nadstavbou, tak matice, hoci sú premietnuté do softvéru, prešli aspoň výraznou revíziou. V zásade to nie je zlé, pretože pohodlnosť práce s rozšírením sa skôr odzrkadlila v lepšom, no na druhej strane po prečítaní informácií na stránke som predsa len očakával, že rozdelenie na Urgent\Dôležité by sa v predĺžení prejavilo akosi jasnejšie . Napriek tomu ide o gradáciu z dvoch dôvodov, pričom softvér si zachováva princíp pripravený na použitie – vysoká\stredná\nízka dôležitosť. Pre rovnakú GTD to nie je vhodné: keď som pripravený pracovať, všetky úlohy sú pre mňa rozdelené nie do troch, ale do dvoch skupín: Urobím to teraz a toto - neskôr.
Rozdelenie úloh pomocou programu TaskCracker mi trvalo asi 10 minút. Prvá a najdôležitejšia vec bola pohodlná - pri ťahaní myšou - príslušný dátum a priorita úlohy sa priraďujú samé, netreba ich zadávať ručne. Či sa mi to páči alebo nie, vizuálna prezentácia ma podplatila pohodlnosťou aj čistým dizajnom. Vyššie popísané nedostatky však stále pretrvávajú – a vývojári majú stále kam rásť. Pridať značky
Mnoho ľudí vedie zoznamy úloh na papieri alebo elektronicky. V Outlooku môžete spojiť niekoľko zoznamov do jedného, ako aj prijímať pripomienky a sledovať priebeh úloh.
Vyberte vytvárať prvky _gt_ úlohy alebo stlačte CTRL+SHIFT+K.
V teréne Téma zadajte názov úlohy. Názov môžete ponechať kratší a potom pridať podrobnosti do tela úlohy.
Ak má úloha konkrétny začiatok a koniec, zadajte ich do polí dátum začiatku a Termín.
Nastavte dôležitosť úlohy v teréne Dôležitosť.
Ak potrebujete kontextové pripomenutie, začiarknite políčko Pripomenutie a nastavte dátum a čas.
Vytvorte úlohu z položky programu Outlook
Úlohu môžete vytvoriť z ľubovoľnej položky programu Outlook, ako je napríklad e-mailová správa, kontakt, položka kalendára alebo poznámka.
Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
Potiahnutím e-mailovej správy do zoznamu úloh
Potiahnite položku na ikonu Úlohy na navigačnej table.
Poradenstvo: Ak chcete pridať položku ako prílohu k novej úlohe namiesto vloženia textu do textu úlohy, kliknite na položku pravým tlačidlom myši a presuňte ju do zoznamu úloh a potom vyberte príkaz Kopírovať ako úlohu s prílohou.
Vytvorte úlohu v zozname úloh
Ak chcete vytvoriť úlohu vo svojom zozname úloh, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
V zozname úloh vyberte pole zadajte nový názov úlohy a potom zadajte popis úlohy. Akciu dokončite stlačením klávesu Enter. Úloha sa zobrazí v zozname úloh s aktuálnym dátumom.
V zozname úloh dvakrát kliknite na pole zadajte novú úlohu otvoríte nové okno úlohy. V tomto okne môžete zadať ďalšie informácie o úlohe.
Poradenstvo: Ak chcete povoliť a zobraziť úlohy v zozname úloh, na karte Zobraziť v skupine Rozloženie stlač tlačidlo zoznam prípady a vyberte položku úlohy. Ďalšie informácie o zozname úloh nájdete v časti
Optimalizácia akcie
Pri práci na vytvorení nového zoznamu správ sme vychádzali z toho, ako presne ľudia čítajú e-maily. No nielen proces pozerania a čítania bol pre nás dôležitý. Zaujímalo nás aj to, ako sa spracovávajú listy. Analyzovali sme, ako sa len dalo, čo ľudia najčastejšie robia s listami po ich prečítaní.
Samozrejme, ľudia často vymazávajú e-maily, ktoré čítali alebo si prezerali, a konkrétnejšie, tri štvrtiny akcií s e-mailmi po prečítaní sú ich vymazanie. Väčšinou sa odstraňuje pomocou klávesnice, aj keď obľúbené je aj používanie myši. V novom Outlooku sme umiestnili tlačidlo „vymazať“ priamo do zoznamu správ. Keď si prezeráte informačný kanál správ, môžete správy odstraňovať za pochodu bez toho, aby ste ich najskôr vybrali, ale jediným kliknutím.
Je potrebné pripomenúť, že zoznam správ v programe Outlook je vybavený tlačidlami na zvýraznenie správ, ako aj na ich kategorizáciu. Aj keď sa ukázalo, že tú druhú funkciu využíva málokto. Preto sme toto tlačidlo odstránili ako nepotrebné a funkciu kategorizácie presunuli do menu, na túto akciu môžete použiť aj Rýchly krok. Pre tých, ktorí túto funkciu využívajú, nemusíte mať obavy, všetky kategórie sú stále v zozname.
Naša analýza ukázala, že mnohí používatelia radšej označujú ako neprečítané správy, ktoré sú pre nich mimoriadne dôležité, aby sa k nim neskôr mohli vrátiť. Takže MS Outlook 2013 má možnosť zmeniť stav písmen v doručenej pošte.
Rozhranie pre dotykové displeje
Treba si uvedomiť, že vo verzii pre zariadenia s dotykovým displejom, napríklad pre tablety, v samotnom zozname správ neuvidíte tlačidlá na rýchle vymazanie, na označenie či zmenu stavu správy. Faktom je, že spôsob, akým ľudia pracujú s bežnými počítačmi s myšou a s dotykovými obrazovkami pomocou prstov, má značné rozdiely. Preto by sa to malo prejaviť v rozhraní nášho programu.
Funkcia rýchlej odozvy
Jednou z noviniek v Outlooku 2013, ktorá našla medzi používateľmi pozitívnu odozvu, je Rýchla odpoveď, teda rýchla odpoveď na e-maily. Ide o to, že na prichádzajúce správy môžete odpovedať bez opustenia priečinka, ale priamo pri práci s písmenami. To výrazne zjednodušuje vašu prácu s poštou, pretože teraz nemusíte otvárať nové okno, aby ste odpovedali na list, ako aj upravovať text samotného listu alebo prikladať dokument.
koncepty
Na základe spätnej väzby a návrhov používateľov sme do Rýchlej odpovede pridali ďalšie tlačidlo „koncepty“, aby ste mali vždy prehľad o tom, na ktoré e-maily ste začali odpovedať, no samotný e-mail ste nedokončili. Keď začnete odpovedať na e-mail, zobrazí sa indikátor , teda „koncept“, zmizne, keď buď odošlete odpoveď, alebo e-mail vymažete. Tento indikátor ukazuje, že ešte musíte list dokončiť. Dostatočne pohodlné: nezabudnete odpovedať na listy, ktoré ste chceli, a nemusíte znova kontrolovať priečinok konceptov alebo všetky otvorené okná, aby ste našli nedokončené listy. Keď kliknete na konverzáciu, ktorá obsahuje tento indikátor, program vás automaticky prenesie späť na e-mail, ktorý ste nechali nedokončený.
Kalendár
Mnohí z nás používajú kalendár na plánovanie stretnutí a stretnutí. Obľúbenosť si získali aj upomienky, pomocou ktorých nestratíte zo zreteľa ani maličkosti.
Po preštudovaní toho, ako používatelia pracujú s kalendármi, sme dospeli k záveru, že veľmi často je potrebné nielen pochopiť, aké stretnutia a udalosti sú dnes naplánované, ale aj vidieť svoje úlohy v budúcnosti na týždeň a dokonca aj na mesiac. Na to sa výborne hodí Month View, s ktorým si môžete plánovať úlohy do budúcnosti a nastaviť si potrebné pripomienky. Stačí kliknúť na deň v kalendári a vytvoriť záznam.
Bavte sa s novým MS Outlook 2013 !
Súčasťou každodennej práce sekretárky je plánovanie stretnutí so šéfom, ich rušenie a organizovanie osobného času šéfa. Tipy na optimalizáciu tejto práce s MS Outlook nájdete v tomto článku.
Váš pracovný deň zahŕňa náročné stretnutia, ktoré sú naplánované na určitý čas - stretnutia, vyjednávanie a flexibilné úlohy, ktoré nie sú viazané na čas. Napríklad: podpíšte žiadosť o dovolenku, pošlite list alebo správu. Častejšie môžete mať vo svojom rozvrhu flexibilné úlohy. Môžete ich kategorizovať podľa kategórie a dôležitosti v module Úlohy v Outlooku. Vlastné zobrazenie v module Kalendár vám pomáha sledovať priebeh rôznych aktivít.
Ak chcete efektívne plánovať úlohy, musíte:
Definujte sémantické skupiny úloh.
Vaše úlohy nebudú prezentované v súvislom zozname, ale v skupinách podľa určitého atribútu:
Vytvorte úlohy a priraďte im kategórie na základe významových skupín. Otvorte modul „Úlohy“ cez spodné menu. Na karte Domov kliknite na tlačidlo Vytvoriť úlohu. Otvorí sa okno Pridať položku. Do poľa Predmet zadajte názov. Ak má úloha presný dátum dokončenia, nastavte dátum dokončenia v poli Termín dokončenia. Voliteľne zadajte dátum do poľa Pripomienka, aby vám Outlook vopred pripomenul termín dokončenia.
Teraz vytvorte kategórie založené na zmyslových skupinách. Požadovanú kategóriu môžete kedykoľvek otvoriť a zobraziť všetky úlohy, ktoré do nej patria. Kliknite na tlačidlo Vybrať kategóriu v hornej časti okna úlohy a potom kliknite na položku Všetky kategórie. V predvolenom nastavení je kategória plánovania v výhľad a time management v outlook sú pomenované podľa farieb – žltá, zelená, červená. Ak nemáte dostatok kategórií, pridajte nové - kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".
V činnosti asistenta sú úlohy bez jasného termínu. Nemožno ich priradiť k určitej sémantickej skupine. K takýmto úlohám priraďte špeciálne kategórie „1-Deň“ a „1-Týždeň“, aby ste ich nezabudli splniť počas dňa, respektíve týždňa. Nezabudnite použiť čísla na začiatku názvu, aby tieto úlohy boli nad ostatnými. Inak plánovanie v programe outlook a ms kalendári používa outlook abecedné poradie a bude pre vás ťažšie nájsť tieto položky. Názvy zostávajúcich sémantických skupín, ktoré ste identifikovali v kroku 1, napíšte od čísla 2 - „2-hlava“, „2-projekty“, „2-pobočky“ atď.
Nezabudnite si každý deň prelistovať kategóriu 1 týždeň a vybrať si úlohy, ktoré musíte dnes splniť. Ak takéto objednávky existujú, presuňte ich do kategórie „1-deň“.
Nastavte si vlastné zobrazenie na zoskupenie úloh do kategórií. Aby ste zabezpečili, že úlohy nebudú zmiešané v zozname, ale každá vo svojej vlastnej kategórii, nastavte vlastné zobrazenie. Vlastné zobrazenie je schopnosť prezentovať zoznam úloh presne tak, ako to používateľ považuje za vhodné.
Na karte Domov v hornej ponuke Aktuálne zobrazenie vyberte položku Zoznam úloh. Potom prejdite na kartu Zobraziť a kliknite na tlačidlo Prispôsobiť zobrazenie. V zobrazenom okne "Rozšírené možnosti zobrazenia" kliknite na tlačidlo "Skupina". Zrušte začiarknutie políčka "Automaticky zoskupovať podľa schémy objednávania". V poli „Zoskupovať položky podľa poľa“ vyberte „Kategórie“. V pravom dolnom rohu v riadku "Rozbaliť / zbaliť skupiny" vyberte "Ako naposledy zobrazené" (obr. 1). Dvakrát kliknite na tlačidlo "OK". Vaše úlohy budú zoskupené do kategórií a termínov splnenia (obr. 2).
Ryža. 1. Okno nastavení zoskupovania úloh
Dôležitosť konkrétnej úlohy môžete zmeniť priamo z ich zoznamu. Vyberte požadovanú položku v zozname, otvorte kartu „Domov“ a v skupine „Štítky“ kliknite na ikonu výkričníka.
Zvýraznite hlavné úlohy v zozname. Jednou zo zásad time managementu je správne uprednostniť a zdôrazniť hlavné úlohy, aby ste sa im venovali ako prvé. Nastavme zoznam úloh tak, aby naliehavé a dôležité úlohy boli zvýraznené červenou farbou a boli vždy na začiatku zoznamu.
Otvorte modul Úlohy. Na karte Zobrazenie v skupine Aktuálne zobrazenie kliknite na tlačidlo Prispôsobiť zobrazenie. Otvorí sa okno Rozšírené možnosti zobrazenia. Kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie. Teraz nastavíme vlastnosti pravidla, podľa ktorého Outlook zvýrazní naliehavé a dôležité prípady červenou farbou. Kliknite na tlačidlo Pridať. Do poľa „Názov“ zadajte názov pravidla, napríklad „Dôležité – červenou farbou“. Kliknite na tlačidlo Písmo a vyberte červené tučné písmo (obrázok 3).
Ryža. 3. Okno pre nastavenie podmieneného formátovania zoznamu úloh
Nastavte podmienku pre toto pravidlo na vysokú dôležitosť práce. Ak to chcete urobiť, v okne "Podmienené formátovanie" kliknite na tlačidlo "Podmienka" - otvorí sa okno "Výber". Kliknite na kartu „Ďalšie podmienky“. Začiarknite políčko „Dôležitosť prvkov“ a v zozname vyberte možnosť „Vysoká“. Kliknite na tlačidlo OK a potom v okne Podmienené formátovanie. Nezatvárajte okno Rozšírené možnosti zobrazenia.
Nastavte si zoznam úloh tak, aby boli dôležité položky na prvom mieste. V okne "Rozšírené možnosti zobrazenia" kliknite na tlačidlo "Zoradiť" - otvorí sa okno "Zoradiť" (obr. 4). V riadku „Zoradiť položky podľa poľa“ vyberte „Dôležitosť“ a začiarknite políčko „Zostupne“. V riadku „Potom podľa poľa“ vyberte „Predmet“ a začiarknite políčko „Vzostupne“. Kliknite na tlačidlo OK. Zobrazí sa vám otázka „Pole „Dôležitosť“, podľa ktorého chcete triediť, nie je zobrazené v zobrazení. Ukázať? - kliknite na "Áno".
Ryža. 4. Okno nastavení triedenia úloh
Skontrolujte, či ste správne nastavili parametre. Jednu z úloh nastavte na vysokú dôležitosť – otvorte ju dvojitým kliknutím a v skupine „Značky“ kliknite na ikonu výkričníka. Ak sa položka rozsvieti načerveno, nastavenia sú správne.
Aby ste si do denníka nezapisovali všetko, čo je potrebné urobiť v rôznych fázach prípravy na podujatie a nerobili si dlhé zoznamy úloh, zapíšte si ich do Outlook. Tu môžete nastaviť vlastné polia v module Kalendár. Nastavíme si vlastný pohľad – rozhranie, v ktorom je pohodlné prezerať si viacstupňové úlohy na prípravu podujatí.
Zvýraznite fázy prípravy na udalosť. Príprava rokovaní zahŕňa nasledujúce fázy: rezervácia rokovacej miestnosti, zaslanie pozvánok vyjednávačom, objednanie preukazov pre účastníkov, tlač letákov, kontrola technického vybavenia priestorov.
Nastavte tabuľkové zobrazenie kalendára. Pre plánovanie stretnutí v Outlooku používame zobrazenie Deň/Týždeň/Mesiac, ktoré vyzerá ako nátierka z denníka. Na prípravu rokovaní je však vhodnejšie použiť formát tabuľky, kde sú všetky etapy označené v stĺpcoch.
Prejdite do modulu Kalendár a na paneli s nástrojmi vyberte kartu Zobraziť. Kliknite na tlačidlo Zmeniť zobrazenie a potom na položku Spravovať zobrazenia. V zobrazenom okne Spravovať všetky zobrazenia kliknite na položku Nové. Otvorí sa okno Nové zobrazenie. Do poľa „Názov zobrazenia“ zadajte názov zobrazenia – napríklad „Príprava na rokovania“. Vyberte typ "Tabuľka" a kliknite na "OK". Zobrazí sa tabuľka, do ktorej pridáte svoje stĺpce.
Názvy polí nemusia byť úplne viditeľné z dôvodu obmedzenej šírky obrazovky. Názvy stĺpcov preto začnite najdôležitejšími slovami: napríklad "Izba - kniha", "Pass - objednávka" atď.
Vyberte všetky udalosti so slovom „Vyjednávania“. V okne, ktoré sa otvorí, kliknite na tlačidlo "Filter". Do poľa „Hľadať text“ zadajte slovo „Vyjednávania“. Obmedzte vyhľadávanie na pole „Predmet“. Kliknite na tlačidlo OK, kým sa nezatvoria všetky okná.
Ak chcete teraz vybrať všetky stretnutia, ktoré súvisia s vyjednávaním a vyžadujú si špeciálnu prípravu, v ponuke Aktuálne zobrazenie na paneli s nástrojmi vyberte nové zobrazenie Príprava na vyjednávanie.
Nastavte vlastné polia a pridajte ich do tabuľky. V kroku 2 ste vytvorili vlastné zobrazenie tabuľky – momentálne je prázdne. Teraz k tomu musíte pridať fázy prípravy rokovaní. Každá fáza sa bude nachádzať v samostatnom vlastnom poli – stĺpec tabuľky, ktorý si sami pridáte. V týchto poliach si všimnete, ako prebieha príprava na rokovania. Rokovania a iné udalosti budú umiestnené v riadkoch tabuľky. Outlook umožňuje vytvárať polia niekoľkých typov: "Áno / Nie", "Text", "Číslo" atď. Tieto tri polia sú potrebné na kontrolu prípravy rokovaní.
Ďalšie informácie o vytváraní úloh v kalendári programu Outlook a vytváraní zoznamu úloh a zoznamu úloh v programe outlook „Preč s denníkmi! Aké programy pomôžu sekretárke naplánovať pracovný deň manažéra »
Ak chcete prispôsobiť a pridať stĺpce, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú hlavičku stĺpca a kliknite na položku Vybrať polia. Kliknite na tlačidlo "Vytvoriť" - otvorí sa okno "Nový stĺpec". Na označenie skutočnosti rezervácie zasadacej miestnosti samozrejme postačuje typ poľa „Áno / Nie“. Zadajte teda názov stĺpca: „Izba – Kniha“. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte typ poľa „Áno/Nie“. Ponechajte formát poľa ako ikona. Kliknite na tlačidlo OK.
Vrátite sa do okna Výber polí. Pole, ktoré ste vytvorili, sa zobrazí v zozname Používateľské polia priečinka. Presuňte ho myšou do tabuľky na paneli názvov stĺpcov napravo od poľa „Koniec“. Teraz, ak chcete označiť, že miestnosť je vyhradená na rokovania, kliknite na príslušný stĺpec v riadku konkrétnej udalosti. Tento krok bude označený začiarknutím.
Podobne vytvorte a presuňte všetky požadované polia do tabuľky. Napríklad na prípravu rokovaní budete potrebovať nasledujúce stĺpce: „Začiatok“, „Koniec“, „Miestnosť – rezervácia“, „Počet účastníkov“, „Pozvánky – odoslať“, „Podklady a ďalšie. materiály“ (obr. 5).
Pre stĺpce Miestnosť – Kniha a Pozvánky – Odoslať vyberte typ poľa Áno/Nie.
Pre stĺpec Počet účastníkov vyberte typ poľa Počet, pretože ide o počet.
Pre stĺpec „Príručky a doplnky. materiály" vyberte typ poľa "Text" - vhodné je zadať materiály, ktoré je potrebné pripraviť alebo vytlačiť.
