Každý, kto sa snaží vyzerať dobre v obchodných kruhoch, vždy používa. A vždy pamätá na to hlavné – email by nemal poškodzovať ani adresáta, ani dobré meno firmy, ktorú zastupuje, ani imidž firmy.
Schopnosť správne a kompetentne viesť obchodnú e-mailovú korešpondenciu je hlavnou zložkou imidžu moderného manažéra. To je znakom všeobecnej kultúrnej úrovne a zároveň ukazovateľom osobnej profesionality. V súlade s tým, ako človek dokáže formulovať a formalizovať svoje myšlienky, možno s istotou posúdiť jeho postoj k iným a k sebe osobne. Nedbalo napísaný email môže ľahko pokaziť obchodné meno autora v očiach partnerov a kolegov.
2. Jasne pochopte, komu je vaša správa určená a komu môžu byť užitočné informácie v nej obsiahnuté. Komu je adresovaný váš list? Ku klientovi? Partner? kolega? Podriadený? K šéfovi? Adresát je uvedený v stĺpci „komu“, záujemcovia – „kópia“. Nikdy neposielajte ďalšie kópie, najmä svojmu šéfovi. Ak sú do e-mailu zapojené tretie strany, potom sú spravidla tiež uvedené v stĺpci „kópia“.
3. Pre seba sformulujte účel správy. Aký je váš cieľ: čo sa snažíte dosiahnuť od čitateľa vášho listu? Akú reakciu očakávate? Adresát by po prečítaní vašej správy mal okamžite pochopiť, čo od neho požadujete. Pravidlá e-mailovej korešpondencie:
Ak chcete priniesť individuálny pohľad na udalosti - od prvej osoby (my, ja)
Ak má vaša správa dopytový alebo inštruktážny charakter – od 2. osoby (vy, vy)
Ak píšete list ako vonkajší pozorovateľ a chcete informovať adresáta o hotovej veci alebo udalostiach - od tretej osoby (oni, ona, on).
4. Nenechávajte pole „predmet“ prázdne. Väčšina príjemcov e-mailov začína štúdium korešpondencie pohľadom na pole predmetu. Človek sa rozhodne list prečítať za pár sekúnd, takže obsah listu by sa mal odraziť v predmete. Téma by mala byť krátka, konkrétna a informatívna.
5. Dodržujte jasný obsah: adresa a pozdrav, hlavná časť, zhrnutie, podpis, kontakty. Každý list musí obsahovať etiketa... Nebuďte leniví a nepreskakujte žiadnu časť prijatého obsahu, dobre sformovaný list je indikátorom vašej profesionality.
6. Oslovenie a pozdrav adresáta je indikátorom vašej úcty k nemu. Ak je to možné, začnite každý list osobným odkazom a pozdravom. Je prejavom slušnosti osloviť spolubesedníka menom. Za adresou dajte čiarku, ak chcete dať správe všedný charakter. A ak chcete zdôrazniť formálnosť a význam - potom výkričník, aj keď je tento list adresovaný kolegovi, s ktorým často komunikujete.
7. Držte sa zásady: krátke a jasné (C&L). Jedným z hlavných pravidiel obchodného e-mailu je „minimum slov – maximum informácií“. Vyjadrite svoje myšlienky konkrétne (jasne), dôsledne, stručne a ľahko pochopiteľné. Vety by mali byť krátke, aby adresát ľahšie sprostredkoval potrebné informácie. Je tam jedna Zlaté pravidlo e-mailov- porcie, jeden predmet - jedno písmeno. Je lepšie poslať niekoľko e-mailov (každý s jedným predmetom), ako jednu veľkú správu s niekoľkými nesúvisiacimi nápadmi.
8. Nerobte si obchodnú korešpondenciu z neformálnej komunikácie. Žiadne emócie v e-maile! Ak chcete emocionálne zdôrazniť body vo svojej e-mailovej správe, emocionálne podtóny musia byť skryté za neutrálnym, navonok pokojným a správnym tónom prezentácie. Dosahuje sa obsahom, nie jazykom.
9. Dodržujte jasnú štruktúru konštrukcie hlavnej časti listu. List sa najčastejšie skladá z troch častí:
Dôvod písania listu (dôvod, dôvody). Táto časť je zvyčajne čo najkratšia.
Dôsledná prezentácia podstaty problematiky
Rozhodnutia, žiadosti, návrhy, závery
10. Vzhľad správy by mal byť mimoriadne ľahko čitateľný. Rozdeľte text na odseky, v ktorých by nemalo byť viac ako päť až šesť riadkov. Je lepšie oddeliť odseky od seba prázdnym riadkom. Pre lepšiu čitateľnosť textu vyberte jednu farbu a jeden typ písma. Je lepšie nepoužívať zbytočne výkričníky, emotikony, skratky, kurzíva.
11. Napíšte správne. Negramotný list naznačuje, že autor nie je dostatočne vzdelaný. Povesť vašej firmy je zdiskreditovaná preklepmi a chybami v texte. Pred odoslaním listu etiketa odporúča, aby ste si list ešte raz pozorne prečítali. Mnoho e-mailových programov a programov na spracovanie textu dokáže kontrolovať interpunkciu a pravopis a ponúka opravy, keď sa nájdu chyby. Táto služba je potrebná na písanie e-mailov.
12. Zamyslite sa nad tým, akú dokumentáciu potrebujete preniesť do príloh. V texte listu by ste nemali uvádzať podrobné informácie, je lepšie ich poslať v samostatnom súbore. V riadku predmetu nezabudnite uviesť, ktorý súbor vkladáte, inak ho príjemca môže považovať za vírus. Všetky súbory musia byť pred odoslaním skontrolované antivírusovým softvérom.
14. V obchodnej korešpondencii sa doslov používa zriedka. Ak vo svojej správe použijete postscript, je to indikátor toho, že ste dostatočne nepremysleli obsah listu.
15. Iba v špeciálnych prípadoch sa vydáva potvrdenie o prečítaní. Zvyčajne by sa potvrdenie o prečítaní malo nastaviť iba pre externých adresátov a len vtedy, keď sa od adresáta očakáva odpoveď.
16. Zaškrtávacie políčko „vysoká dôležitosť“ používajte iba vtedy, keď je to skutočne nevyhnutné. Ak list obsahuje dôležité informácie, ktoré je potrebné urýchlene zvážiť, nastavte dôležitosť na „vysokú“. Váš list tak vynikne vo vašej doručenej pošte. Túto funkciu ale neodporúčame zbytočne zneužívať.
17. Pred odoslaním si list znova prečítajte. Je všetko lakonické, konkrétne, jasné, nie sú tam nevhodné informácie a gramatické chyby. Sú informácie o cieli správne? Skontrolujte konzistentnosť a logiku prezentácie.
19. Ten, kto inicioval korešpondenciu, ukončí elektronický dialóg.
20. Pamätajte na to pravidlá e-mailu, respektíve ich dodržiavanie je ukazovateľom moderného profesionálneho manažéra.
Úspech v činnosti akejkoľvek organizácie, obchodnej firmy alebo podniku je neoddeliteľne spojený s kultúrou správania a etiketou. Všetky kroky manažéra, zamestnancov musia určite zohľadňovať pravidlá dobrej formy a zodpovedať situácii.
Odhaduje sa, že takmer 50 % času v práci strávite čítaním papierov a pošty. Je to však potrebné, pretože kompetentná obchodná korešpondencia môže výrazne zvýšiť obrat spoločnosti, urýchliť interakciu rôznych služieb a oddelení.
Samozrejme, existujú určité vzory a určite sa o nich bude diskutovať v tomto článku. Pravidlá obchodnej korešpondencie sú už dlho štandardizované. Existujúci GOST R.6.30-2003 pomôže správne umiestniť text na list, povie vám, aké zarážky, okraje, typy písma. Obchodnú korešpondenciu charakterizuje rovnomernosť a opakovateľnosť obratov reči.
Každý list je však individuálny. Identita odosielateľa, jeho postavenie, situácia a adresát v ňom zanecháva veľkú stopu. Obchodná korešpondencia je do istej miery kombináciou kreativity a tvrdej práce.
Obeh dokumentov sa uskutočňuje v papierovej forme a prostredníctvom e-mailu.
Všetku korešpondenciu v podniku možno podmienečne rozdeliť do nasledujúcich skupín:
úradná / neoficiálna korešpondencia;
Interný a externý.
Oficiálna korešpondencia zahŕňa obchodné ponuky, ďakovné listy a záruky, obchodné zmluvy, objednávky pre spoločnosť, pracovné povinnosti, dopyty, požiadavky, reklamácie.
Neformálna korešpondencia sú rôzne gratulácie od obchodných partnerov, zákazníkov, zamestnancov; sústrasť, ospravedlnenie, pozvanie a poďakovanie.
Interné dokumenty obiehajú len medzi oddeleniami jedného podniku a externé dokumenty presahujú jeho rámec.
Hlavnou požiadavkou je stručnosť a kapacita listu. Nenaťahujte text na viacero strán. Najlepšou možnosťou je držať sa v rámci jedného.
Pravidlá obchodnej korešpondencie predpokladajú vylúčenie zložitých, nezrozumiteľných, cudzích a vysoko odborných slov a výrazov z textu. Všetky vety by mali byť krátke, s hlavnými myšlienkami autora a bez „vody“.
Vyhnite sa nejednoznačným výkladom v liste, inak, ak vzniknú spory, bude ťažšie obhájiť svoj názor a dokázať, čo máte na mysli pod určitou frázou.
Pravidlá obchodnej korešpondencie zaväzujú pisateľa osloviť adresáta menom a patronymom, pred ktorým uvedie odvolanie „Vážení ...“. A určite „vy“, aj keď máte s adresátom listu dobré priateľské vzťahy.
V úvode je okrem uvedenia priezviska a mena predpísaný hlavný účel správy. Príklady obchodnej korešpondencie poznajú dostatok šablón a pečiatok pre takéto prípady: „V súvislosti s predchádzajúcim listom...“, „Pripomíname...“, „Informujeme...“ a iné.
Nepriaznivá odpoveď pre prijímateľa (odmietnutie ponuky, zo spolupráce) zjemňuje vetami: „Bohužiaľ, nebudeme môcť využiť ponúkané podmienky...“ alebo podobne.
Akýkoľvek obchodný list musí byť napísaný na hlavičkovom papieri s údajmi o spoločnosti a všetkými kontaktnými údajmi.
Nezabudnite uviesť presný dátum dokumentu.
V pravom hornom rohu listu sa nachádzajú iniciály adresáta a adresa prijímajúcej spoločnosti.
Rozdeľte text do zmysluplných odsekov, aby ho čitateľ ľahšie pochopil a vnímal. Nie viac ako 4-5 riadkov.
Písať všetky slová veľkými (veľkými) písmenami je zlá forma.
K listu môžu byť priložené dokumenty. V tomto prípade sú uvedené v samostatnom riadku v ľavej dolnej časti listu. Podľa obchodnej etikety musí byť odpoveď na list doručená do 10 dní. Ak vyriešenie problému trvá dlhšie, adresát na to musí upozorniť.
Po napísaní nezabudnite znova dôkladne skontrolovať text, či neobsahuje pravopisné aj gramatické chyby. Ak máte čas, mali by ste list odložiť a vrátiť sa k nemu neskôr. Spravidla sa vyskytnú nepresnosti, ktoré si najskôr nevšimli. Táto rada je najdôležitejšia pri odpovedi na sťažnosť zákazníka. Neštve človeka ešte viac negramotným listom.
Keď je dokument napísaný a niekoľkokrát skontrolovaný, vytlačte ho na papier A4. Táto veľkosť sa štandardne používa pre akúkoľvek korešpondenciu, aj keď samotný text zaberá iba polovicu listu.
Pred tlačou skontrolujte atrament v tlačiarni, aby ste predišli rozmazaniu a špinavému výstupu.
V niektorých prípadoch môžete k dokumentu pripojiť svoju vizitku a samotný vytlačený list priložiť k priehľadnému súboru.
Za dobrú formu sa považuje aj firemná obálka s logom firmy.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie v neformálnej rovine sú často emotívnejšie ako v obchodných novinách a sú menej opečiatkované. Vhodné sú tu skratky, použitie farebných prídavných mien, napríklad pri gratuláciách: úžasný, sympatický, milý.
To, že neposielate poštu v obálke cez poštovú sieť, by nemalo byť relaxom. Aj v týchto prípadoch platia pravidlá obchodnej korešpondencie.
Kompetentné a korektné elektronické obchodné oznámenia vytvárajú pozitívny obraz spoločnosti aj jednotlivca. Obchodná povesť stojí za veľa!
Používajte svoju pracovnú e-mailovú adresu iba na určený účel.
Venujte pozornosť názvu poštovej schránky. Pri práci nepoužívajte nesprávne mená ako „baby“, „superman“, aj keď sú uvedené v anglickom prepise.
Vždy vyplňte predmet, inak môže váš email skončiť v spame. Popisy ako „plán“, „zoznam“, „komerčný návrh“, „správa“ nebudú fungovať. V poštovej schránke vášho príjemcu môže byť veľa takýchto listov. Uveďte čo najkonkrétnejšie, čoho sa vaša správa týka. Nepoužívajte viac ako päť slov. Zarábajte na téme. Na koniec nemusíte dávať bodku.
Ak posielate odpoveď na e-mail, ktorý ste dostali skôr, nezabudnite odstrániť „Re“ z predmetu.
Dodržiavajte formát obchodného listu. Odstráňte výhražný, prosiaci, rozkazovací tón.
Pravidlá elektronickej obchodnej korešpondencie neumožňujú používanie emotikonov, veľkého množstva otáznikov či výkričníkov v texte.
Byť zdvorilý. Dobrou formou je povinný pozdrav na začiatku a rozlúčka s hovorcom na konci. Napríklad „S pozdravom ...“ alebo tak: „S pozdravom ...“.
Firemný e-mail a jeho zlaté pravidlo: nemiešať niekoľko rôznych tém v jednej správe. Je lepšie poslať sériu listov.
E-mail by mal byť dvakrát kratší ako papierový.
Ak je na prenos príliš veľa informácií, nevkladajte ich všetky do tela listu, ale priložte ich ako samostatné dokumenty v prílohe.
Pre pohodlie príjemcu premenujte dokumenty, ktoré ste pripravili, na mená, ktoré sú pre neho zrozumiteľné. Tým ukážete svoj záujem a zvíťazíte nad vami. Zamyslite sa nad tým, koľko pracovných priečinkov má adresát v počítači a ako medzi nimi bude hľadať váš list.
Nezabudnite informovať príjemcu o súboroch, ktoré posielate, aby ich nepovažoval za náhodný vírus. Archivujte objemné dokumenty.
A najlepšie je posielať príliš veľké prílohy (od 200 KB) iným spôsobom, napríklad cez ftp server.
Takéto formáty ako COM, EXE, CMD, PIF a mnohé ďalšie sú blokované niektorými poštovými servermi.
Ak bolo niekoľko príjemcov vášho listu, nebuďte príliš leniví na to, aby ste zakaždým vymazali všetky dôkazy o hromadnej korešpondencii. Takéto nadbytočné informácie adresát vôbec nepotrebuje. Pomôže vám príkaz „slepá kópia“.
Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie e-mailom zahŕňajú informovanie druhej strany o prijatí korešpondencie. Ak momentálne nie je možnosť odpovedať, informujte o tom partnera. Uchovajte si históriu svojej korešpondencie, aby ste sa vyhli ďalším otázkam a konaniam.
Ak je odpoveď dôležitá a naliehavá, je dovolené dodatočne upozorniť adresáta telefonicky, Skype alebo ICQ. Ak po tomto pozitívnom výsledku nebolo možné ho dosiahnuť, pripomeňte si to znova.
Nie je nezvyčajné, keď pri žiadosti o dokument príde ako odpoveď prázdny list s priloženým súborom. Je to neprijateľné. Príklady obchodnej korešpondencie vyžadujú povinné umiestnenie príslušných informácií v tele dokumentu. Napríklad toto: "Posielam potrebné údaje k Vašej žiadosti."
Na konci listu nezabudnite uviesť súradnice: všetky dostupné spôsoby komunikácie, pozíciu, webovú stránku spoločnosti, odkazy na sociálne siete.
Pri písaní kontaktov organizácie uveďte čo najviac informácií - telefónne číslo s kódom mesta, adresu s PSČ. Vaša komunikácia totiž prebieha nielen s obyvateľmi vášho regiónu. Ak máte všetky údaje, bude jednoduchšie vás kontaktovať.
A posledné pravidlo: kto začal korešpondenciu, musí ukončiť elektronický dialóg.
Obchodná korešpondencia je chúlostivá záležitosť. Niekedy stačí jeden pohľad na to, aby ste si vytvorili jednoznačný názor na osobu a organizáciu, ktorú zastupuje. Poznanie pravidiel obchodného písania môže vo vašej kariére výrazne napredovať.
E-mailová korešpondencia je neoddeliteľnou súčasťou každodennej obchodnej praxe modernej sekretárky. Presviedčanie pri zachovaní zdvorilosti a korektnosti sú zručnosti, ktoré je potrebné rozvíjať a zdokonaľovať. Nevhodne zostavený a negramotný list môže ukončiť vašu kariéru a nenávratne zničiť vašu obchodnú reputáciu. V tomto článku nájdete súbor jednoduchých a účinných pravidiel obchodného e-mailu, ktoré vám pomôžu dokázať vašu profesionalitu a úspešne dosiahnuť vaše ciele.
pracovný email slúži len na obchodnú korešpondenciu
Táto poznámka sa až tak netýka etiketa obchodného listu koľko na etiku podnikania a ochranu vašej povesti. Vždy si pamätajte, že všetky listy, ktoré odošlete z pracovného počítača, sú uložené na serveri a váš manažér si ich môže prečítať, ak bude chcieť.
Pravidlo definuje okruh adresátov vašej správy
Ak píšete list manažérovi, potom by mal byť jeden adresát – manažér, ak píšete kolegom alebo podriadeným, tak môže byť adresátov viacero. Zadávajú sa oddelené čiarkami do poľa "Komu", všetky zainteresované strany - do poľa "Kópia". Môžu to byť tretie strany uvedené v texte správy. Snažte sa neposielať zbytočné kópie, najmä manažmentu. Podriadenosť a túžba potešiť vás neprikrášli. Ešte horšou službou vám bude prítomnosť „slepých kópií“ listu. Budete známy ako intrigán.
účel listu by mal byť transparentný pre vás aj pre adresáta
Ujasnite si účel svojej správy: akú akciu očakávate od čitateľa vašej správy? Aká reakcia by mala nasledovať. Tento cieľ by mal byť transparentný nielen pre vás, ale aj pre adresáta.
Účel správy určí formu a gramatiku rozprávania:
nenechávajte pole predmetu prázdne
Väčšina používateľov sa začína zoznamovať s e-mailom so štúdiom odboru „téma“. Niekedy to končí. Aby vaša správa nebola vymazaná ešte pred prečítaním, snažte sa, aby téma bola čo najkonkrétnejšia, najinformatívnejšia a najstručnejšia. Vágne témy ako „Žiadosť o informácie“, „z Moskvy“, „revidovaná verzia“ nie sú povolené. Príklady úspešných tém:
"Zoznam členov tímu pre matematickú olympiádu v Moskve"
"Zoznam chybných zariadení ôsmej dielne z 01.06.17"
„Výskum trhu s premietacou technikou na rok 2017“
Ak odpovedáte na správu, v poli "predmet" sa zobrazí symbol "Re", odporúča sa ho vymazať.
držať sa tradičnej štruktúry správ
Štruktúra listu je jednoduchá a priamočiara, ale vyžaduje sa každý prvok:
pozdrav a oslovenie sú kľúčom k vzájomnému porozumeniu
Nikdy nepoužívajte výraz „Dobrý deň“ ako pozdrav. Toto je zlá forma. Použite univerzálne "Ahoj!" alebo "Dobrý deň!" Oficiálny list sa môže začať ihneď s adresou „Vážený (meno a priezvisko)“ alebo „Vážený pane (priezvisko)“. Ktorá možnosť je vhodnejšia - krstné meno, priezvisko alebo priezvisko? Platí tu pravidlo – ak práve nadväzujete kontakt a prvý krát píšete adresátovi správu, potom je vhodné pri nadviazaní kontaktu podať žiadosť podľa priezviska a druhýkrát píšete správu, kontakt podľa mena a priezviska.
Ak má správa viacero adresátov, vhodnou možnosťou by bola adresa „Vážení páni“ alebo „Vážení kolegovia“, ak oslovujete zástupcov profesie, ktorá je vám blízka. Na koniec adresy môžete vložiť výkričník alebo čiarku a samotný text možno začať novým odsekom s malým písmenom. Ktorú možnosť by ste si mali vybrať? V oficiálnom liste alebo správe, ktorej prikladáte veľkú dôležitosť, použite výkričník a v jednoduchej pracovnej správe čiarku.
stručnosť je hlavnou výhodou e-mailu
„Maximálny význam – minimum slov“ je zlatým mottom obchodnej korešpondencie.
Vyjadrenie myšlienok by malo byť:
Píšte krátkymi vetami – bude to pre vás jednoduchšie a obdarovaný to lepšie pochopí. Rozdeľte text na odseky, aby ste uľahčili prehľadávanie a hľadanie informácií, ktoré potrebujete.
Ďalší tip: jedna téma, jeden príspevok. Ak chcete zvážiť niekoľko nesúvisiacich problémov, zdôrazniť niekoľko rôznych myšlienok a potom venovať každej téme samostatný text. Je samozrejmé, že pole Predmet by malo obsahovať túto myšlienku alebo otázku v skrátenej forme.
V prípade dlhodobej korešpondencie sa môžete obmedziť na slová „S pozdravom“ a meno a priezvisko.
skúste nepoužívať postscript
Použitie doslovu je prípustné v jednom prípade – ak v čase písania listu nastala nejaká dôležitá udalosť, ktorá priamo súvisí s adresátom.
Príklad: P.S. Letenky boli doručené pred hodinou.
používajte potvrdenia o prečítaní podľa určenia
Účelom tohto oznámenia je, že sa od adresáta očakáva, že podnikne nejaké kroky. Používa sa len pre externých príjemcov.
nepoužívajte nadmerne začiarkavacie políčko „vysoká dôležitosť“.
Pamätáte si podobenstvo Leva Tolstého o chlapcovi, ktorý ako vtip kričal „Vlci!“? Všetci boli tak zvyknutí na jeho vtipy, že keď ho vlci skutočne napadli, nikto na jeho výkriky nereagoval.
Keď potrebujete skutočne uviesť dôležitosť písmena, všetky potrebné príznaky sa už použijú.
dvakrát skontrolujte všetky údaje, čísla a priezviská
Urobte pravidlo, že si ho pred odoslaním znova prečítate list, skontrolujte všetky čísla, ujasnite si priezviská a iniciály. Jedna malá chyba vás môže stáť miesto.
odpovedzte na list okamžite
Ak z nejakého dôvodu nemôžete odpovedať hneď – napríklad nemáte všetky informácie alebo jednoducho nie ste pripravený, stačí napísať, že list bol doručený a odpoviete neskôr. V opačnom prípade nebude mať adresát istotu, že list dostal alebo nebol omylom vymazaný.
V modernom svete obchodný kontakt často pochádza z obchodnej korešpondencie - písomná forma obchodnej interakcie, ktorá zahŕňa akýkoľvek druh korešpondencie (list, správa a pod.), ktorú zasiela ktorýkoľvek úradník v jeho mene a z titulu svojej funkcie.
Dôležitým aspektom je dodržiavanie určitých pravidiel etikety. V opačnom prípade môže dôjsť k prerušeniu nadviazaných spojení a strate klienta alebo obchodného partnera. Dobre vytvorená obchodná korešpondencia prispieva k čo najpriaznivejšiemu dojmu o vás alebo spoločnosti.
Vlastníctvo kúzla písmen je relevantné pre každého človeka. Napríklad pri hľadaní novej práce: písanie a odoslanie životopisu, testovacie úlohy, motivačné listy, dodatočné informácie o sebe, dohodnutie času stretnutia.
Zaujímavé je, že pravidlá obchodnej korešpondencie, ktoré dnes existujú, sa vytvorili asi pred 150 rokmi v Anglicku.
Ak chcete určiť, ako zostaviť list, musíte poznať rozdiely medzi jeho typmi. To pomôže určiť tému správy a jej správny dizajn. To vám pomôže nevyzerať hlúpo pred dôležitým súperom.
Podľa konštrukčnej štruktúry sa rozlišujú:
Patria sem listy o odmietnutí, reklamácie, ospravedlnenia, priznania. Všetko, čo zamestnanec používa pri svojej profesionálnej činnosti.
Dôležitý typ písania. Vďaka nej sa zhrnú výsledky stretnutia, dohodnú sa, naznačí čas na splnenie úloh a presvedčia sa o správnom pochopení zmluvy oboma stranami.
Ako si blogeri dovolia vyjadrovať sa, nie je vaša voľba. Pre chyby a preklepy neexistuje ospravedlnenie. Už od detstva sa nemôžete utešiť z ťažkostí s učením sa jazyka. Musíte byť na seba čo najnáročnejší. V opačnom prípade vytvára nepriaznivý obraz o vašej osobnosti a vzdelaní.
Zvláštnosťou obchodnej korešpondencie je, že chyby v pravopise slov v profesionálnej sfére sa považujú za indikátor neschopnosti človeka vo zvolenej sfére.
Základné pravidlá:
Pri navrhovaní a vedení korešpondencie je potrebná osobitná pozornosť venovaná detailom. Hovorí to aj o rešpekte k súperovi, šetrí čas, ktorý možno venovať prerábaniu materiálu.
Tieto aspekty by sa nemali zanedbávať:
Ak je toto prvá správa, nadpis môže byť jasný. Ak však komunikácia s namietajúcim už existuje, predmet listu by mal byť označený stručne a výstižne. Toto sú základy komunikácie. Pomôžu po chvíli nájsť správu, znova ju prečítať, bude ľahké pre odosielateľa aj príjemcu.
Odoslaná správa môže obsahovať otázky, na ktoré musíte odpovedať. Má zmysel odpovedať na ne tak, že budete citovať každý zvlášť. Pri odosielaní listu s viacerými preposlaniami sa oplatí použiť číslovanie a rozdelenie textu na odseky. Takže partner pochopí, na akú otázku odpovedáte.
Nadmerný počet citačných reťazcov vytvára v správach pocit chaosu. Ak sa však potrebujete vrátiť k predtým odoslaným správam alebo niečo pripomenúť účastníkovi rozhovoru, oplatí sa to urobiť. Najmä pokiaľ ide o rozpočet, balík služieb, čas.
Pri písaní listu sa musíte stručne vyjadriť ku všetkým dokumentom, ktoré pripojíte vy alebo partner. Príjemca tak bude okamžite vedieť, aký obsah súboru ho čaká.
Obchodná korešpondencia podlieha podpisu. Dá sa to urobiť automaticky, potom bude prítomný v každom odoslanom liste. Ako vytvoriť informatívny podpis? Použite svoje meno a priezvisko, aktuálnu pracovnú pozíciu, pracovné kontakty a logo vašej spoločnosti.
Napríklad: "S pozdravom Ivan Ivanov, váš projektový manažér, telefónne číslo alebo iní poslovia." Alebo "S pozdravom Ivan Ivanov ...".
Podpis môže byť tiež pútavý a kreatívny, čo naznačuje špeciálne spojenie so spoločnosťou alebo podnikom. Napríklad ľudia v sieti knižného priemyslu môžu pri vkladaní názvu najnovších noviniek použiť frázu „Teraz čítam...“. Ale takéto veci je lepšie dohodnúť s úradmi.
Pravidlá obchodnej korešpondencie zahŕňajú zobrazenie poštovej adresy. Lepšie, ak je čisto pracovný. Môže zobrazovať názov spoločnosti, pracovnú pozíciu, meno alebo priezvisko, ale nie rok narodenia alebo hravé prezývky / slová. Je lepšie premýšľať nad správnym názvom adresy dlhé roky, ak ju plánujete opustiť, aj keď zmeníte svoju činnosť alebo pozíciu.
Na účely dokumentácie sa najčastejšie používa písmo Times New Roman veľkosti 12 pre tabuľky alebo 14 pre text. 1,5-2 intervaly. Toto sú nevyslovené základy.
Obchodné písanie zahŕňa citlivú rovnováhu. Priateľská komunikácia je tu nevhodná, ale nehodí sa ani dôrazne drsná.
Vlastnosti komunikácie:
Nevhodné budú drobné slová, slangové výrazy.
Emotikony používajte alebo sa im vyhýbajte opatrne. Prvý kontakt ich prítomnosť v zásade neumožňuje. V budúcnosti môžu byť zátvorky prítomné, ale mimoriadne pozitívne, s mierou. Milosť a humor sú v tomto komunikačnom štýle neprijateľné. Tento formulár je neprijateľný, ak ste podriadený partnerovi.
Pravidlá obchodnej korešpondencie znamenajú rešpektovanie partnera, pozornosť a záujem o jeho osobu. To zvyšuje záujem súpera o vás, zvyšuje šancu na jeho blahosklonnosť. Je vhodné vopred poznať meno osoby, ktorú kontaktujete, ako aj jej preferencie pri kontakte.
Je správne odpovedať na správu do niekoľkých pracovných dní. V opačnom prípade sa to považuje za neúctivé. Ak bol list odoslaný pred víkendom alebo dovolenkou, nemôžete naň odpovedať, ak to nie je naliehavé. V opačnom prípade musíte partnera upozorniť na dočasnú absenciu vašej odpovede alebo sa krátko odhlásiť z obsahu listu.
Neustále sa na niečo pýtať, žiadať o potvrdenie sa ukáže v zlom svetle. Ak sa vyžaduje potvrdenie od partnera, môžete mu pripomenúť potrebu odpovedať po troch dňoch. Ak je záležitosť naliehavá, je lepšie to spomenúť hneď v prvej správe.
Etiketa obchodnej korešpondencie vám často umožňuje osloviť súpera tak, ako to robí on. Tým sa zvyšuje možnosť vzájomného porozumenia, komunikácie na rovnakej úrovni. Sledujte, aké výrazy, štýl komunikácie a adresu používa váš partner.
Ak sa komunikácia uskutočňuje okolo alebo počas oficiálnych sviatkov, stojí za to zablahoželať partnerovi. Toto sú pravidlá obchodnej korešpondencie. Je tiež užitočné vedieť, kedy má váš súper narodeniny.
Základnou zdvorilosťou budú slová vďačnosti v reakcii na blahoželanie, pozvanie, vysvetlenie.
Vzhľadom na všetky vyššie uvedené vlastnosti nebude ťažké nadviazať kontakt s partnerom a vytvoriť si o sebe priaznivý názor.
Každý odoslaný list je v podstate vizitkou, vyjadrením našej zvolenej obchodnej pozície. Aby to vyzeralo dôstojne, vzbudzovalo rešpekt a dôveru a rokovania sprevádzala pohodlnosť a efektívnosť pri riešení problémov, znalosť pravidiel slušného správania a ich neustále dodržiavanie je neotrasiteľnou zárukou úspechu.
Ohľadom akejkoľvek korešpondencie, na internete alebo v listoch, platia rovnako prísne štandardy ako pri telefonickej komunikácii, pri osobnom rokovaní. Princípy, na ktorých je postavená interakcia:
Obchodná korešpondencia je potrebná, pretože:
Ak zavediete všeobecné pravidlá pre obchodnú korešpondenciu, môžete ušetriť veľa voľného času. To pomôže vyhnúť sa vyššie uvedeným problémom.
Listy inteligentného človeka odrážajú charakter tých, ktorým sú určené.
[Lichtenberg Georg Christoph]
Napíšte listy, ktoré chcete dostávať.
[Starožitný aforizmus]
Písanie je v obchodnom svete silným argumentom.
[Bekhtereva Victoria]
Elektronická korešpondencia je povinným atribútom obchodnej komunikácie každej spoločnosti. Sotva existujú spoločnosti, ktoré nepoužívajú e-mail. Ale položte si nasledujúce otázky:
Ak sú pre vás tieto otázky relevantné, môžete si každý deň kúpiť veľa času zavedením jednotných pravidiel pre e-mailovú korešpondenciu. V tomto článku si povieme niečo o firemnej emailovej etikete.
Podmienečne rozdeľme pravidlá obchodnej korešpondencie o pravidlách etiky a pravidlá komunikácie a výmeny informácií.
Pravidlá komunikácie sa riadia pravidlami pre výmenu informácií v rámci obchodných procesov a projektov. Budeme im venovať samostatný článok. Pravidlá etiky formujú štýl vnútorných vzťahov zamestnancov spoločnosti a nevyhnutne ovplyvňujú formovanie imidžu vašej spoločnosti medzi partnermi. Napríklad nedávno som od jedného z našich partnerov dostal list začínajúci slovami: "Dobré popoludnie, Bekhterev." Myslíte si, že sa nám spolupráca podarila?
Aby sme pri vedení obchodnej korešpondencie „nestratili tvár“ spoločnosti, je potrebné dodržiavať „zlaté pravidlá“ etiky obchodnej korešpondencie:
Existuje veľa rôznych klasifikácií, navrhujeme rozlišovať písmená podľa štruktúry dizajnu:
Do tohto typu listov zaraďujeme všetky druhy listov, ktoré zamestnanec používa pri svojej odbornej činnosti.
Štruktúra listu
List by nemal byť v jednom texte. Mala by byť prehľadne štruktúrovaná a dobre napísaná, aby príjemca nestratil zo zreteľa dôležité informácie. Štruktúra listu pozostáva z jasných komponentov:
Predmet listu
Predmet listu by mal obsahovať konkrétny úkon, ktorý od respondenta očakávate: „dohodnúť sa na zmluve“, „navrhnúť otázky na zváženie“, „zaslať správu“ atď.
Ak posielate dokumenty, tak predmetom by malo byť jasné znenie dokumentov, ktoré sú obsiahnuté v prílohe listu.
Prečo je dôležité mať správny predmet?
V každodennom toku informácií je veľmi jednoduché nájsť potrebný list k predmetu listu. Žiadny list sa nestratí.
Poznámka: ak posielate list v rámci firmy, tak predmet listu je vypracovaný podľa daného štandardu, ak list posielate mimo firmy, potom je vhodné vystaviť predmet podľa vzoru : Názov spoločnosti: účel listu.
Čím viac konštruktívnosti v tele listu, tým lepšie! Jednou z kľúčových zručností obchodnej korešpondencie, ktorú by ste mali medzi zamestnancami rozvíjať, je schopnosť jasne a stručne formulovať svoje myšlienky.
P.S. Ak pri písaní listu uvádzame skutočnosť z listu účastníka rozhovoru, musí byť citovaný, pričom je oddelený farebne alebo fontom.
Firemný podpis
Šablóna návrhu firemného podpisu musí byť rovnaká pre všetkých zamestnancov spoločnosti.
Podpis musí obsahovať všetky kľúčové údaje adresáta, aby vás v prípade potreby mohol príjemca listu jednoducho kontaktovať.
s pozdravom
Celé meno, pozícia.
P.S. Ak chceme vrúcny vzťah s partnerom/klientom, mali by sme vydať osobný podpis. Každého poteší, keď dostane list s osobným prístupom, dokonca aj vo formálnej korešpondencii.
Osobný podpis sa vždy vzťahuje na telo listu. Príklad: Pekný deň / Ďakujem / Rád sa s vami dnes porozprávam / Ďakujem za váš čas pri tak dôležitej otázke / Ahoj rodina a deti atď.
Kopírovať
Polia „Komu“ a „Kópia“ vyplňte ako posledné, aby ste náhodou neposlali list, keď ešte nie je pripravený.
Ako sa líšia polia „Komu“ a „Kópia“?
Do poľa „Komu“ vložíme adresu osoby, ktorá je povinná vykonať akúkoľvek akciu.
Do poľa „Kópia“ vložíme adresu osoby, pre ktorú by bolo užitočné oboznámiť sa s obsahom listu.
P.S. Naše skúsenosti ukázali, že pole Cc je veľmi užitočné. Ak rokujeme s bežným zamestnancom, diskutujeme o dôležitých otázkach, ale nedostávame odpovede podľa podstaty a včas, potom sa oplatí vložiť do kópie listu riaditeľa alebo vyššieho manažéra hneď, ako sa začne korešpondencia konštruktívne.
Žiaľ, v mnohých spoločnostiach nie je úroveň firemnej kultúry na úrovni, v dôsledku čoho dochádza k situáciám, keď na to, aby zamestnanec dobre robil svoju prácu, je nevyhnutná prísna kontrola zo strany manažérskeho tímu.
Aj v Outlooku je funkcia ako "Skrytá kópia" - dôležitý nástroj, ktorý vám umožní informovať záujemcov o liste, no zároveň neuviesť príjemcu do rozpakov, že list nie je adresovaný len jemu!
Dôležitý typ listu, ktorý vám umožňuje zhrnúť výsledky stretnutia, uzavrieť písomné dohody, uviesť čas dokončenia a objasniť: pochopili obe strany správne, čo musia dosiahnuť?
Takéto listy je užitočné vypracovať po stretnutí, rokovaniach a stretnutiach, aby boli písomné dohody a jednotná vízia ich implementácie.
Štruktúra písmen:
Napríklad:
Písmo
Písmo listu by malo byť jednotné, kurzíva môže byť použitá na zvýraznenie kľúčových bodov a nadpisov v texte, ale je nevyhnutné dodržať jednotný dizajnový štýl.
P.S. Vždy treba pamätať na to, že slová napísané veľkými písmenami sú vnímané ako zvyšovanie tónu. Treba sa im vyhýbať.
Odstavec
Je vhodné usporiadať každú samostatnú myšlienku do samostatného odseku, aby bol text ľahšie vnímateľný.
Odsadenie
Odseky by sa nemali navzájom spájať. Aby bol list čitateľnejší, odsadenie by malo byť za pozdravom, pred každým odsekom a pred podpisom:
Aby list vyzeral vizuálne atraktívnejšie, je lepšie umiestniť odkazy do tela listu v hypertextových odkazoch:
Pozývame vás na majstrovskú triedu Sergeja Bekhtereva.
Vyhrajte s týmto tréningom každý deň aspoň 1 hodinu voľného času!
Na majstrovskej triede sa naučíte:
✓ Ako riadiť úlohy tak, aby boli všetky úlohy splnené na 100% a včas
✓ Ako efektívne pripravovať a viesť stretnutia
✓ Ako organizovať produktívnu prácu zamestnancov v jednej kancelárii
