Správa o pokroku umožní manažérovi posúdiť kvalitu a rýchlosť práce tajomníka. Článok obsahuje ukážky správ o vykonanej práci. na správne napísanie správy použite pokyny krok za krokom.
Manažér zadá úlohu, zamestnanec ju plní - to je podstata pracovného procesu. Skutočnosť, že úloha bola splnená, je zaznamenaná vo forme správy o vykonanej práci. Každý zamestnanec pravidelne vyhotovuje takýto dokument. Frekvencia správ a ich forma závisí od interných pravidiel spoločnosti.
Kto potrebuje správu o pokroku a prečo?
Potrebuje vodcu. Tento dokument vám umožňuje vyhodnotiť kvalitu a rýchlosť úlohy zamestnancom. Reportingové dokumenty všetkých zamestnancov poskytujú možnosť získať celkový obraz o práci spoločnosti a uľahčujú taktické a strategické plánovanie.
Zamestnanec potrebuje správu. Po prvé, dobre napísaný záverečný dokument pomáha prezentovať výsledky vašej práce manažmentu ziskovým spôsobom. Po druhé, správa užitočný nástroj sebaovladanie. Na konci vykazovaného obdobia vidíte svoje úspechy a neúspechy. To vám ukáže smery, ktorými sa musíte rozvíjať.
Neexistuje jediný štandardný vzor správy o pokroku. Dokument je vyhotovený vo voľnej forme. Závisí to od charakteru vykonávaných úloh.
Nevýhodou freeformu je, že mnohí pracovníci nevedia, ako napísať správu o pokroku. Toto sa v škole neučí a na strednej škole sa to učí len zriedka. Zamestnanec nedostane adekvátne hodnotenie svojej práce, ak nemá schopnosti napísať kompetentnú správu.
Zamestnancov nemôžete prinútiť písať pravdivé správy, ale môžete ich naučiť správne prezentovať svoje úspechy a úspechy. Pri zostavovaní ohlasovacieho dokumentu nie sú žiadne ťažkosti. Musíte sa vyvarovať chýb, ktorých sa veľa ľudí dopúšťa.
Zvážte vzorku nesprávne napísanej týždennej správy o pokroku a analyzujte typické chyby.
Neúspešná možnosť
Urobilo sa nasledovné:
- písomné listy na daň a inšpekcia práce;
- príprava na stretnutie so zástupcami HR-consulting LLC (rozoslané pozvánky, potrebné materiály pripravil návrh programu schôdze);
- odpovede na požiadavky inšpektorátu práce a viacerých klientov;
- sa zúčastnil na konferencii o problémoch optimalizácie využívania pracovného času.
Dátum zostavenia 27.04.218.
Podpis: Petrova A.S.
Po oboznámení sa s takýmto dokumentom nadobudne manažér dojem, že sekretárka nie je pracovne veľmi vyťažená. Okrem toho je text ťažko čitateľný.
Hlavnou chybou recenzovaného dokumentu je chýbajúca jasná štruktúra. Aké prvky chýbajú?
Súbor prvkov štruktúry závisí od dĺžky vykazovaného obdobia. Denná alebo týždenná správa o pokroku nemusí obsahovať analýzu a návrhy, ale mesačná správa o pokroku alebo výročná správa o pokroku by tieto prvky mala obsahovať.
Vhodná možnosť
Zvážte príklad toho, ako bolo potrebné vypracovať správu o vykonanej práci.
Ukážka týždennej správy o pokroku
Komu: vedúci LLC "Komunikačné technológie" Smirnov Yu.P.
Od tajomníka Communication Technologies LLC Petrova A.S.
Druh dokladu: správa o vykonaných prácach za obdobie od 23.04.2018 do 27.04.2018Počas reportovacieho týždňa som mal tieto úlohy:
- pripraviť listy: daňovému inšpektorátu o objasnení platby dane a inšpektorátu práce o sťažnosti Smirnov P.P.;
- pripraviť informačnú podporu pre stretnutie s HR-consulting LLC, rozoslať pozvánky účastníkom, pripraviť návrh programu stretnutia;
- zúčastniť sa konferencie o problémoch optimalizácie využívania pracovného času, pripraviť otázky a podnety.
Všetky úlohy boli splnené, a to:
- listy na daňový a inšpektorát práce pripravené a odoslané;
- boli pripravené informačné materiály na stretnutie s HR-consulting sro, rozoslané pozvánky, vypracovaný návrh programu stretnutia.
- sa zúčastnil na konferencii poznámka s návrhmi pripojenými k správe.
Okrem toho sa pracovalo s prichádzajúcou dokumentáciou, a to:
- vypracoval a zaslal dve odpovede na žiadosti inšpektorátu práce;
- boli poskytnuté odpovede na písomné odvolania. Semenova A.A., Kuznecovová V.N. a Moskalenko R.A.
V období od 30.04.2018 do 5.5.2018 je naplánovaná účasť na školení pre sekretárky „Základy time managementu a sebaorganizácie“, venované základom rozvrhovania v práci sekretárky.
Dátum zostavenia 27.04.218.
Podpis: Petrova A.S.
Ak neexistujú žiadne ďalšie požiadavky, správa o vykonanej práci sa vypracuje v súlade s GOST 7.32-2001. GOST upravuje základné požiadavky na návrh ohlasovacieho dokumentu. Obsahuje normy, ktoré definujú spôsob formátovania, typ a veľkosť písma, medzery, veľkosť okrajov atď. Odborník „Príručky tajomníka“ povie ako vytvoriť zostavu pomocou služby Sway
Aké sú požiadavky na písanie?
Keďže neexistujú jednotné požiadavky na zostavenie reportovacieho dokumentu, všetky požiadavky na písanie súvisia so zlepšením vnímania textu a zvýšením jeho čitateľnosti. Pre to:
Správa o vykonanej práci sa niekedy zostavuje vo forme tabuľky:
Ryža. 1. Tabuľka správy o pokroku: Ukážka
- Vytvorte návrh osnovy dokumentu. Správa za krátke obdobie by nemala zabrať viac ako 1-2 strany. Ak podávate správy pravidelne, pripravte si elektronický vzor dokumentu pre každý prípad:
- vzorová denná správa o pokroku;
- vzorová týždenná správa o pokroku;
- vzorová mesačná správa o pokroku atď.
Do šablóny jednoducho zadáte skutočné údaje a vytlačíte.
- Urobte si zoznam pridelených úloh. Ak je úloh veľa, zoskupte ich do sémantických blokov.
- Uveďte nástroje a zdroje, ktoré boli použité počas úloh (ďalšia práca, finančné náklady, cestovné, materiál atď.)
- Prezentujte výsledky svojej práce. Popíšte, ako plnia ciele. Ak úloha nie je dokončená, vysvetlite dôvod. Uveďte svoje hodnotenie situácie. Urobte si vlastné závery.
- Formulujte ciele a zámery na nasledujúce vykazované obdobie.
- Vložte do textu tabuľky, grafy a tabuľky. Manažér často listuje v dokumente výkazov. Pokúste sa uistiť, že tabuľka alebo graf umožňuje hodnotiť vašu prácu.
- Pozorne si prečítajte text, dodržujte gramotnosť a štýl. Zvýraznite kľúčové fakty tučným písmom alebo kurzívou. Pripravte si elektronickú verziu dokumentu a verziu pre tlač. Ak sa potrebujete hlásiť ústne alebo formou prezentácie, pripravte si vopred krátku verziu textu vrátane najdôležitejších bodov v ňom.
Správa o pokroku pomáha manažérovi hodnotiť kvalitu a rýchlosť úloh zamestnanca a samotnému zamestnancovi - vidieť jeho úspechy a zlyhania. Dokument je vypracovaný vo voľnej forme, existuje však základná štruktúra správy, ktorú odporúčame dodržiavať: zoznam úloh, výsledky práce, analýza, návrhy a záver.
Vážení čitatelia! Naše články hovoria o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, ale každý prípad je jedinečný.
Ak chcete vedieť ako presne vyriešiť váš problém - kontaktujte formulár online poradcu vpravo alebo zavolajte +7 (499) 703-35-33 ext. 738 . Je to rýchle a je zadarmo!
V podnikovej praxi sa vo veľkej miere využíva reporting podriadených vedúcemu, pretože to pomáha udržiavať konkurencieschopnosť firmy vzhľadom na individuálne kvality jednotlivých zamestnancov. Pozrime sa, ako správne napísať správu o vykonanej práci, aké typy správ existujú a ktoré musia napísať ľudia rôznych profesií.
Každý podnik má svoj vlastný stupeň vykazovania, ktorý závisí od špecifík organizácie, počtu zamestnancov, veľkosti podniku a mnohých ďalších faktorov.
Napríklad vypracovanie výkazu pre zamestnancov v materskej škole je zabezpečené na konci roka, keďže dokument poukazuje na výsledky vzdelávania a výchovy detí za celý akademický rok.
Materská škola, ako ostatné obecné vzdelávacích organizácií, je zameraná na vzdelávacie programy poskytované federálnym štátnym vzdelávacím štandardom (FSES).
Preto zamestnanec MATERSKÁ ŠKOLA V prvom rade by ste mali vo svojej správe uviesť charakteristiky skupín detí, rozvojové programy (v súlade s normou), úspešnosť vzdelávania a vyhliadky do budúcnosti.
Správu o vykonanej práci v inej mestskej inštitúcii, napríklad v kultúrnom dome, môže zamestnanec vypracovať za ročné obdobie práce, za štvrťrok, mesiac, aj za samostatnú akciu. Zamestnanec v ňom uvedie podrobný popis inštitúcie, ktorý zadefinuje následný obsah správy, opíše úspešnosť organizácie a zameria sa na budúce udalosti.
Dokument môže vyhotoviť zamestnanec vo voľnej forme v súlade s minimálne požiadavky na ozdobu. K príprave akéhokoľvek dokumentu by sa však malo pristupovať čo najzodpovednejšie, pretože niektoré podniky vyžadujú prísnu formu zodpovednosti, aby boli v súlade s predpismi v účtovníctve. Pri písaní správy je najlepšie použiť šablónu.
Napríklad správa zamestnanca Rady veteránov (dobrovoľné verejné združenie) by mala v prvom rade obsahovať informácie o organizácii a počte členov združenia (odporúča sa označiť zásluhy veteránov zoskupením do veľkých skupín).
Po úvodnej časti nasleduje popis prác, ktoré sa vykonali v uvedenom období, a mená funkcionárov zodpovedných za organizáciu a vedenie podujatí.
Na konci by ste mali hovoriť o dosiahnutých úspechoch a vyvodiť všeobecný záver.
Pri zostavovaní správ by sa nemalo zabúdať, že v akýchkoľvek správach o vykonanej práci sa pozornosť venuje nielen pozitívne aspektyčinnosti, ale aj negatívne. Je to spôsobené tým, že poznanie zlyhaní organizácie alebo jednotlivých zamestnancov a hľadanie spôsobu riešenia problémov pomôže upraviť činnosť inštitúcie, zefektívniť jej prácu.
Existujú 4 typy prehľadov podľa časového obdobia:
Na prípravu denného výkazu je najvhodnejší formát tabuľky alebo formulára, v ktorom je potrebné vyplniť prázdne polia.
Čím menej týchto políčok, tým lepšie, pretože vyplnenie toho istého dokumentu každý deň môže zamestnancom zabrať veľa času a zamestnanci nie všetkých špecializácií majú takúto možnosť.
Tento typ reportingu je žiadaný pre profesie, ktoré vyžadujú realizáciu denného plánu (predavač, pokladník, nakladač, prepravca, manažér atď.).
Ak spoločnosť poskytuje výkazníctvo úradník za týždeň, potom v tomto prípade dokument potrebuje podrobnejšiu štúdiu, pretože veľkosť správy priamo závisí od trvania doby zamestnania.
V tomto prípade systém vypĺňania malých formulárov stráca zmysel.
Keď zamestnanec vypracuje správu o vykonanej práci, každej fáze by sa mala venovať väčšia pozornosť, pretože týždenná alebo mesačná správa by mala obsahovať všetky nuansy práce potrebné na analýzu činností podniku a každého zamestnanca jednotlivo.
Táto forma vypracovania je vhodná pre stavbárov, účtovníkov, manažérov atď.
Ročné a štvrťročné výkazy, na rozdiel od týždenného výkazníctva, nezahŕňajú analýzu každého kroku. Cieľom výročnej správy je vykonať všeobecnú analýzu vykonanej práce. Dokument porovnáva výsledok a plán, predkladá návrhy na zlepšenie efektívnosti práce.
Tento typ reportingu je určený predovšetkým pre zamestnancov vzdelávacích inštitúcií. Napríklad pedagógovia sú povinní vypracovať správu o vykonanej práci za rok v stredná skupina v súlade s tréningovým plánom. Ročné výkazníctvo však existuje vo všetkých typoch podnikov, keďže prispieva k rozvoju podnikania.
Zamestnanec predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ktorá komunikuje s deťmi, vypracuje hotovú správu, v ktorej zhrnie školský rok a vykonáva analýzu vývoja programu GEF deťmi. Plán správy vychovávateľa o vykonanej práci:
Pre poslancov obsah správy o vykonanej práci závisí predovšetkým od smerovania činnosti zamestnanca Štátnej dumy.
V súlade s tým sa tvorí zloženie informácií, ktoré dokument obsahuje, respektíve ich objem závisí od typu správy. Správa môže byť vyhotovená v akejkoľvek forme. Všeobecný obsah výročnej alebo štvrťročnej správy poslanca zahŕňa tieto položky:
Pre profesie, akými sú umelecký alebo hudobný režisér, môže byť reportovanie najviac iný charakter, keďže to závisí od organizácie, v ktorej tento zamestnanec pracuje. Ak ide o verejnú vzdelávaciu inštitúciu, správy budú prevažne ročné alebo štvrťročné. Ak bola so zamestnancom uzatvorená pracovná zmluva na dobu určitú, zamestnávateľ bude s najväčšou pravdepodobnosťou vyžadovať, aby sa hlásil na jednu udalosť alebo týždenné hlásenie s približným obsahom:
Pre kancelárske profesie, ako je sekretárka alebo účtovník, manažéri najčastejšie zabezpečujú týždenný, štvrťročný a niekedy aj denný reporting z dôvodu zložitosti plnenia pracovných povinností. Pri písaní správy by ste sa mali riadiť popisy práce zo strany zamestnávateľa. Ak neexistuje žiadny pokyn, zoznam pracovných povinností nájdete v pracovná zmluva. Dokument by mal uvádzať množstvo vykonanej práce a ponúkať viacero možností racionalizácie pracovných podmienok.
Pre ľudí na pozíciách, ako je personálny manažér, je vhodný formát denného výkazníctva, keďže táto profesia zahŕňa implementáciu denného plánu, ktorý zostavujú priamo úrady. Ako formulár hlásenia by ste si mali vybrať formulár s vyplniteľnými poľami, ktoré označujú:
Hlásenie zamestnanca spätého s medicínskym odborom (hlavná sestra, lekár, primár oddelenia a pod.) je najčastejšie štvrťročné alebo ročné a má formálny význam s približným obsahom:
Dokument je často vypracovaný vo voľnej forme, s výnimkou tých odsekov, kde sa vyžadujú tabuľkové údaje.
1. februára 2018 zakonadminnin
Učiteľská prax pre študenta je bežná vec. Mnohí to vnímajú ako ďalšie dobrodružstvo. Niektorí to berú celkom vážne a dúfajú, že získajú neoceniteľné skúsenosti. A tu je prekvapenie: očakávania väčšinou nie sú opodstatnené. To však nevylučuje skutočnosť, že študenti sa budú musieť nejako rozhodnúť, ako napísať správu z praxe.
O písaní a kompetentnom dizajne iných typov práce sa v našom telegramovom kanáli popísalo veľa. A tu vám povieme, ako by mal študent napísať a vydať správu o vzdelávacej praxi a poskytnúť vzorku.
Samotná správa len zriedka vyvoláva otázky. Stačí jednoducho opísať, ako kto cvičil, aké ciele si stanovil a aké výsledky dosiahol. Väčšina študentov začína byť nadšená, keď začínajú navrhovať. Zaoberajú sa nasledujúcimi otázkami:
Pre mladých odborníkov, ktorí sa usilujú o prax, existujú ďalšie problémy. Častokrát skúsenejší zamestnanci nedajú na mladých dopustiť výrobné procesy. Zbierajte kúsok po kúsku užitočná informácia v praxi je veľmi ťažké.
Existujú aj opačné situácie. Predstavte si: skončili ste vo vzdelávacej praxi a snažia sa na vás zavesiť všetky možné povinnosti. Myslia si: mladí, všetko bude časom, všetko bude môcť. Potom sa nazbiera toľko materiálu, že už len doviesť ho do aspoň nejakej účelnej formy je niečo z kategórie fantázie. Čo robiť, keď je veľmi ťažké alebo nereálne prácu správne napísať a usporiadať?
Treba začať od úplného začiatku. Čítame a zapamätáme si, ako napísať správu o priemyselnej praxi v podniku, pozrieme si vzorku a naučíme sa praktické odporúčania.
Napriek prítomnosti vlastných požiadaviek na každej univerzite, ktoré možno nájsť v metodologickú literatúru na vašej univerzite existujú štandardné pravidlá pre vypracovanie správy o stáži:
Ak študujete na technickej univerzite, možno budete potrebovať rámec pre správu.
Titulná strana tréningovej praxe sa prakticky nelíši od titulných strán iných diel.
Hlavička hárku ako obvykle obsahuje informácie o vzdelávacej inštitúcii a študentovi.
Mimochodom! Ak máte na práci dôležitejšie veci ako cvičnú správu, naši čitatelia teraz dostávajú 10% zľavu na .
Štruktúra správy z praxe:
Keď jasne pochopíte, z ktorých častí pozostáva tento dokument, môžete ľahko zistiť, čo napísať v úvode správy o praxi, v závere a ďalších jej častiach.
Ak sa chystáte urobiť túto časť správy, urobte to správne. Keďže obsah je až druhá strana práce, učitelia mu venujú veľkú pozornosť. Takýmito poctami sa nemôže pochváliť ani hlavná časť.
Ak sa chcete dozvedieť, ako správne zostaviť obsah, mali by ste sa obrátiť na GOST. Štátne normy jasne stanovujú pravidlá pre dizajn akéhokoľvek vedecká práca a jej sekcií.
Každá univerzita má však svoje štandardy a požiadavky, preto nebuďte leniví a zájdite do metodického pracoviska – toto Najlepšia cesta vyhnúť sa chybám.
Ak chcete vytvoriť automatickú tabuľku v programe Word, v ponuke "Vložiť" musíte vybrať položku "odkaz", potom - "Tabuľky a indexy". V záložke "Obsah" vyberte "Panel štruktúry" a v okne, ktoré sa otvorí, nastavte parametre obsahu.
Ak je s titulnou stranou a obsahom všetko stále menej prehľadné, tak úvod musí byť nielen správne naformátovaný, ale aj vedieť, čo tam môže a má byť napísané. V tejto časti práce je potrebné stanoviť ciele a zámery, zdôvodniť relevantnosť správy z praxe.
Mimochodom, ak toto právnu prax, potom s najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť poskytnúť vzorové dokumenty, ktoré ste vytvorili vy. Keď sú jasné ciele a zámery pre vzdelávaciu alebo dokonca pregraduálnu prax, je veľmi jednoduché vytvoriť správu a jej hlavnú časť.
Ide o akúsi praktickú časť výrobnej praxe, projekt. Tu je potrebné jasne a jasne popísať štruktúru podniku. Charakterizovať hostiteľa nie je také jednoduché, najmä ak vás naozaj nikam nepustili. Ale práve v tejto časti to vyskúšate vyhnúť sa kritickému subjektívnemu hodnoteniu.
Po opísaní spoločnosti, do ktorej ste boli pridelení, musíte zhrnúť materiál a podrobne pokryť všetky procesy, na ktorých ste sa podieľali. Je tiež potrebné uviesť, akú podporu ste počas stáže získali.
Na konci hlavnej časti nasleduje záver, v ktorom sú formulované hlavné závery a návrhy praktickej správy. Ako rýchlo a krásne napísať záver do cvičnej správy tak, aby učiteľ nekládol doplňujúce otázky a študent si mohol konečne zhlboka vydýchnuť?
Stačí vedieť, že sú tu zhrnuté hlavné závery práce a výsledky praxe. Aby vám nič neuniklo, nezabudnite na ciele a zámery stanovené v úvode.
Keď je správa hotová, je čas ju odniesť na podpis vedúceho organizácie. Nečakajte, že niekto z podniku bude čítať vaše rukopisy od obálky až po obal. Skôr to urobia vaši učitelia. Tak len tak ďalej!
Zoznam literatúry pri príprave správy o praxi by sa mal zostaviť v tomto poradí:
A ak by ste chceli, tu je podrobný návod, ako v cvičnej správe:
Ak je to možné, nezabudnite priložiť prílohy, pretože vám pomôžu lepšie pochopiť podstatu práce podniku a najmä vašej práce na ňom. Môžu to byť fotokópie akýchkoľvek dokumentov alebo referenčných materiálov, výročných správ, grafov, schém. Kvalita návrhu aplikácie v správe z praxe zohráva obrovskú úlohu.
S vedomím budete môcť kompetentne zhrnúť svoju prácu, urobiť ju zrozumiteľnejšou.
Aký je princíp tvorby príloh k správe? Každá žiadosť o zamestnanie obsahuje:
Existujú určité normy, ktoré treba pri tvorbe dodržiavať prílohy k správe z praxe. Tu sú tie hlavné:
Venujte zvláštnu pozornosť. Tento grafický prvok umožňuje zlepšiť viditeľnosť príkladov a výpočtov. Chceme vám povedať, ako to urobiť správne. Každý obrázok, grafický objekt a tabuľka musí byť očíslované jedným z nasledujúcich spôsobov:
Pri tvorbe aplikácií si prelistujte aj materiály o tom, či je vaša práca technického charakteru. A ak je všetko jasné s inými typmi poskytovania informácií, potom schémy klásť študentom najviac otázok.
Schéma musí byť jasná a názorná. Všetky štítky musia byť jasne viditeľné a v rovnakom štýle ako ostatné grafické objekty v cvičnej správe. Čiary diagramu musia byť jasné. Všetky prvky by mali mať dobre definované hranice.
V správne navrhnutom diagrame možno ľahko rozlíšiť spojenia a postupnosti. Nápisy by mali dostatočne odrážať podstatu schémy a všetky prebiehajúce procesy, ktoré chcete opísať.
Tu sú vzorky a šablóny, ktoré vám pomôžu rýchlejšie dokončiť prehľad:
Dúfame, že Vám naše príklady a ukážky vzdelávacej praxe študenta pomohli a uľahčili obhajobu praktická práca. Neexistuje spôsob, ako okamžite uviesť veci do poriadku. Ak sa však so žiadosťou o pomoc obrátite na študentský servis, dostanete rýchlu a spoľahlivú pomoc od skúsených odborníkov.
Súvisiaci článok Ako napísať verejnú správu Neexistuje jediný striktný formát na písanie správy. Každá organizácia, ako nadobudne skúsenosti, vypracuje na ňu interné pravidlá a požiadavky. Ak správu píšete prvýkrát, snažte sa, aby bola zmysluplná a logická. Pokyn 1 Určite formu hlásenia. Správa môže byť textová a štatistická. V prvej sú informácie prezentované formou súvislého rozprávania, ktoré je v prípade potreby doplnené tabuľkami, grafmi a inými ilustráciami. V štatistickej správe je opak pravdou: obrázky a diagramy sú doplnené stručnými textovými vysvetlivkami. 2 Nastavte časový rámec. Správa môže byť napísaná o práci za týždeň, mesiac, štvrťrok, rok. Niekedy je však potrebné podať správu o konkrétnej akcii, ktorej organizácia a priebeh trvali niekoľko dní.
Jednoducho riskujete, že vás podcenia, pretože šéf nemá dosť síl, aby dočítal všetky vaše pracovné vykorisťovania, ktoré ste ledva stihli za pracovný týždeň či mesiac. 4 Štruktúra prezentácie informácií by mala byť jednotná v celom dokumente. Zamyslite sa nad tým, môže byť vhodnejšie zostaviť takéto hlásenie v tabuľkovej forme.
Vtip o tom, že niekedy je ťažšie podať správu o vykonanej práci, ako ju vykonať, má dobrý dôvod. Tým, ako je takáto správa napísaná, si človek, ktorý ju bude čítať, môže urobiť jasnejšiu predstavu nielen o výsledkoch vašej práce, ale aj o vašich obchodných kvalitách.
Smirnova P.P.;
Všetky úlohy boli splnené, a to:
Okrem toho sa pracovalo s prichádzajúcou dokumentáciou, a to:
Správa o vykonanej práci umožňuje manažérovi vyhodnotiť kvalitu a rýchlosť vykonaných úloh. Článok poskytuje vzorové správy o pokroku a poskytuje návod krok za krokom zostavenie správy o vykonanej práci.
Info
Z článku sa dozviete:
Prečo potrebujeme správu o vykonanej práci Manažér zadá úlohu, zamestnanec ju vykoná - to je podstata pracovného procesu. Skutočnosť, že úloha bola splnená, je zaznamenaná vo forme správy o vykonanej práci.
Pozornosť
Pokyn 1 Pracovné hlásenie má inú frekvenciu, a preto by malo mať rôzny obsah. Ak píšete týždenný alebo mesačný report, potom by sa v ňom vaše aktivity mali odraziť veľmi podrobne, keďže sú určené na operatívnu kontrolu.
Objem mesačných výkazov o vykonanej práci je väčší, ale aj hlavne vyjadrený v číslach. A štvrťročné, polročné a ročné najčastejšie obsahujú textové verzie správ o vykonanej práci.
Textová správa o vykonanej práci je tvorivý proces Zostavenie správy v číslach je zodpovedná úloha, ale jednoduchšia ako zostavenie kompetentnej, kvalifikovanej textovej správy o vykonanej práci. Zostavenie správy v textovej verzii je istým druhom kreativity.
Mal by odrážať činnosť oddelenia alebo celej organizácie ako celku, mal by byť napísaný v jazyku dokumentu, ale mal by byť ľahko čitateľný, nemal by obsahovať nadmernú „vodu“, text by mal byť potvrdený číslami, mal by odrážať porovnanie s ukazovateľmi predchádzajúceho vykazovaného obdobia alebo ukazovateľmi rovnakého obdobia minulého roka a mal by byť ukončený nejakými závermi.
V časti „Hlavná časť“ podrobnejšie opíšte postupnosť vašej práce:
Správa vo forme tabuľky bude vyzerať vizuálnejšie, štruktúrovanejšie a stručnejšie. Ak musíte často zostavovať priebežné správy o vykonanej práci, bude vhodné pripraviť si šablónu, do ktorej pravidelne potrebujete zadávať potrebné údaje. A aby ste na nič dôležité z uplynulého pracovného dňa nezabudli, vyhraďte si pár minút zo svojho rozvrhu tým, že si zapíšete všetko, čo ste urobili. V opačnom prípade vám určite niečo unikne.
Ešte podrobnejší reťazec "konkrétny problém - príčiny jeho vzniku - stanovenie úloh - riešenie" okamžite naznačuje potrebu predkladať dennú správu v tabuľkovej forme. Názvy grafov sú už navyše známe. Takto prezentované informácie sa dajú ľahko čítať a analyzovať.
Prezentácia kvantitatívnych ukazovateľov V prípadoch, keď správa pozostáva hlavne z číselných údajov, môže byť tabuľková forma veľmi ťažko zrozumiteľná. Nepretržitý prúd čísel čitateľa po pár minútach doslova unaví.
Ďalšou vecou sú farebné tabuľky a grafy. Sú jasné, zrozumiteľné a ľahko čitateľné. Každý diagram je potrebné okomentovať. Okrem toho je potrebné uviesť, ako sú jednotlivé grafy prepojené; objasnenie kauzálnych vzťahov ďalej uľahčí analýzu správy.
Nenajímajte ľudí, ktorých údaje môžu narúšať plnenie povinností. Napríklad PC operátor nemôže mať dlhé nechty. Tým sa zníži jeho výkon. 5 Naučte sa základy neverbálna komunikácia a aplikovať ich na pohovoroch. Ak sa žiadateľ pri odpovedi na otázky neustále dotýka hlavy, je to neklamný znak, že klame. Informáciám, ktoré o sebe hovorí, netreba dôverovať. 6 Ak je to možné, skontrolujte odborné zručnosti. Životopis môže obsahovať množstvo informácií, no nie je isté, či budú zodpovedať skutočným schopnostiam kandidáta. Oplatí sa dôverovať len tomu, čo sami vidíte v skutočnosti. 7 Vytvorte situáciu podobnú práci, aby ste otestovali schopnosti kandidáta. Samozrejme, záujemca by o nadchádzajúcom teste nemal vedieť.
AT skutočný život pre šéfov je dosť ťažké posúdiť, ako dobre zamestnanci robia svoju prácu, ak nevidia výsledky svojej práce. Preto takmer vo všetkých podnikoch vedenie zaväzuje každého zamestnanca, aby pravidelne vypracovával správu o vykonanej práci. Tento dokument sa často vytvára s frekvenciou 1 týždňa. Úrady tak môžu vidieť, čo zamestnanci robili, ako aj to, akí užitoční boli pre podnik. Nesprávny príklad Pripravuje sa dokument vo voľnom formáte. Možno aj preto existuje veľké množstvo hlásení, ktoré manažmentu nič nehovoria, alebo si myslíte, že pracovník nezvláda funkcie, ktoré mu boli pridelené. Zároveň môže byť konkrétny zamestnanec poriadny pracant a preplniť svoj plán. Dôvodom je nesprávne vyhotovený protokol o vykonanej práci.
Vypracovanie správy o činnosti celej organizácie ako celku, práca všetkých jej oddelení a oddelení je zvyčajne pridelená vedúcemu organizácie. Všeobecná prax Predloženie správ znamená, že vyšší orgán pošle organizácii, ktorá musí poskytnúť správu o vykonanej práci, štruktúru pripravovanej správy, v ktorej sa uvádza, čo konkrétne je potrebné zahrnúť do správy o vykonanej práci, aké čísla, ukazovatele a oblasti činnosti by sa mali odraziť v pripravovanej správe.
Vedúci organizácie oboznámi oddelenia so štruktúrou správy každého oddelenia a každé oddelenie vypracuje vlastnú správu o vykonanej práci. Manažér kontroluje všetky výkazy, ak je to potrebné, opravuje ich a tvorí súhrnnú správu o činnosti organizácie.
Časť 1
Pravidlá podávania informáciíUrčite účel správy. Týždenné správy môžu byť súčasťou pracovných povinností, ale túžba udržať si prácu by nemala byť konečným cieľom správy. Určite funkcie, ktoré má vykonávať týždenný prehľad, aby v ňom odrážali zmysluplné informácie a využívali čo najefektívnejšiu štruktúru.
Definujte cieľové publikum. Je nemožné podať kompetentnú správu, ak neviete, komu bude určená a na aký účel. Len tak pochopíte, ktoré informácie majú najväčšiu hodnotu.
Usporiadajte informácie podľa dôležitosti. Napriek stručnému charakteru správ sa váš dokument nemusí prečítať celý. Z tohto dôvodu by ste mali najdôležitejšie údaje s výsledkami a závermi umiestniť na začiatok textu.
Pochopte typický „osud“ správy. Vo väčšine prípadov sú týždenné výkazy potrebné pre účtovníctvo a kancelársku prácu, takže sa jednoducho zakladajú a archivujú. Je lepšie si hneď uvedomiť, že správy sa veľmi zriedka čítajú od začiatku do konca.
Časť 2
Štruktúra správyPožiadajte o vzorku. Mnoho spoločností prijalo štandardný formát týždenných správ a manažéri a manažment si zvyknú dostávať informácie určitým spôsobom. Iný formát správy môže spôsobiť zmätok.
Zvážte spôsob podávania správ. Tlačený dokument alebo elektronická príloha je koncipovaná úplne inak ako správa, ktorá sa podáva v tele e-mailu.
Pripojte zhrnutie. Zhrnutie správy sa zvyčajne zmestí do niekoľkých odsekov a každá časť sa prenáša v jednej alebo dvoch vetách. Pointa je, že manažérovi často stačí prečítať si len zhrnutie, aby urobil potrebné rozhodnutie, ak sa vaše závery zhodujú s jeho predpokladmi v tejto otázke.
Zvážte štruktúru odsekov a oddielov. Rozhodnite sa pre formát a zanechajte plán sekcie správy, ktorý bude spĺňať ciele.
Vytvorte titulnú stranu alebo motivačný list. Pre súhrnné správy titulná strana sa nevyžaduje, ale podrobná správa by sa mala poskytnúť na samostatnom liste s uvedením autora správy a stručný popisúlohy.
Časť 3
Presvedčivé slová a frázyMyslite na dobré nadpisy a podnadpisy. Takéto prvky správy umožňujú čitateľovi rýchlo nájsť relevantné časti a ďalšie informácie, ktoré mu pomôžu pochopiť zistenia a odporúčania.
Používajte jednoduché a jasné vety. Vaša správa by mala pozostávať z viet so štandardnou štruktúrou predmetu a slovesa, aby ste jasne vyjadrili svoje myšlienky a preukázali dôveru vo urobené závery a odporúčania.
Závery musia byť objektívne a nezaujaté. Správa často potrebuje poskytnúť odporúčania, ale tie by mali byť založené na faktoch, nie na osobnom názore a pocitoch. Je dôležité presvedčiť čitateľa nezvratnými dôkazmi a jasnosťou myslenia.
Používajte presvedčivé slovesá. Ak je text napísaný aktívnym hlasom, potom je činnosť vo vete vyjadrená jedným slovom - slovesom. Používajte stručné a presvedčivé slovesá, ktoré jasne popisujú činnosť.
Nepoužívajte pasívny rod. Pasívna forma vyčiarkuje z vety podmet deja a do popredia sa dostáva predmet. V niektorých situáciách je trpný rod potrebný z politických alebo diplomatických dôvodov, ale najčastejšie spôsobuje, že text je mätúci a nejasný.
Použite vizuálne spôsoby vyjadrenia údajov. Schémy a grafy sú vnímané oveľa jednoduchšie a sú umiestnené hneď za odsekom s takýmito informáciami (najmä ak takéto údaje obsahujú veľké množstvo čísel).
Nepoužívajte žargón. Každé odvetvie vedomostí alebo činností má svoju nevyhnutnú terminológiu, ako aj módne slová, ktoré sa často používajú v knihách a článkoch. Niekedy sú užitočné, ale vo väčšine prípadov žargón len bráni jasnému a kompetentnému vyjadreniu hlavnej myšlienky.
Opravte všetky chyby. Veľké množstvo preklepy a gramatické chyby len odvádzajú pozornosť čitateľa a vytvárajú negatívny obraz o autorovi. Vopred napíšte návrh správy, aby ste mali čas pracovať na chybách.
